Interkommunales Geschäftsprozessmanagement im Nordwesten

M. Wind: 25.08.2011

Interkommunales Geschäftsprozessmanagement im Nordwesten

Die EU-Dienstleistungsrichtlinie hatte auch ihr Gutes: Sie hat vielerorts das Bewusstsein für die Gestaltung von Geschäftsprozessen geschärft.

So auch bei vielen Mitgliedern der Virtuellen Region Nordwest. Bereits Ende 2009 wurde hier der Arbeitskreis “Interkommunale Prozessmodelle” ins Leben gerufen, in dem sich interessierte Kommunen und IT-Dienstleister mit der Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigen. Das ifib gehörte zu den Mitinitiatoren dieses Arbeitskreises und begleitet mit fachlicher und methodischer Unterstützung die Diskussionen. Unter anderem wurden auf zwei vom ifib durchgeführten Workshops die Grundlagen von BPMN vermittelt. Weiterhin hat sich der Arbeitskreis intensiv mit den Planungen zur Deutschen Prozessbibliothek und mit der Prozessbibliothek der KGSt auseinander gesetzt.

Nun ist der nächste Schritt gemacht worden: In den nächsten 18 Monaten werden die Landkreise Cuxhaven, Diepholz, Osterholz und Verden, die Gemeinde Ganderkesee, die Stadt Achim und der Senator für Inneres und Sport der Freien Hansestadt Bremen gemeinsam an der Optimierung ausgewählter Prozesse arbeiten. Das Projekt wird von der ifib consult GmbH, der Anfang 2011 gegründeten Tochtergesellschaft des ifib, organisatorisch und fachlich betreut.

Mit dieser interkommunalen Zusammenarbeit werden mehrere Ziele verfolgt: Natürlich steht die Verbesserung von ausgewählten Prozessabläufen im Vordergrund. Darüber hinaus wollen die mitwirkenden Kommunen gemeinsam das erforderliche methodische Know-how aufbauen und sich in diesem Zuge auch über die Gestaltung von Prozessmodellen verständigen und Empfehlungen in einer Art “Styleguide” dokumentieren und für die Weiterarbeit verfügbar machen.

Für die Dokumentation der Geschäftsprozesse kommt das Modellierungswerkzeug ViFlow der Fa. ViCon aus Hannover zum Einsatz. ViFlow ist ein datenbankgestütztes Werkzeug, das auf MS Visio aufsetzt. Es bietet im Rahmen eines attraktiven Lizenzmodells vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung von Prozessmodellen und kann für unterschiedliche Notationen (Swimlanes, BPMN, FaMOS etc.) genutzt werden. Soeben wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf einer eintägigen Schulung mit den Funktionalitäten der Software vertraut gemacht, so dass nun mit der Erstellung der ersten Prozessmodelle begonnen werden kann.

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Wandel ohne Verlierer?

M. Wind: 28.03.2011

Wandel ohne Verlierer?

Kürzlich haben wir im Arbeitskreis “Interkommunale Prozessmodelle” der Virtuellen Region Nordwest über das Vorgehen bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen in Verwaltungen diskutiert. Viele der dabei auftretenden Verunsicherungen sind aus meiner Sicht darauf zurückzuführen, dass es in Behörden keine Kultur des ständigen Wandels der Organisation gibt. Überhaupt fällt auf, dass gegenwärtig viel über Notationen und Tools für die Dokumentation von Abläufen, aber wenig über Veränderungsmanagement zu hören und zu lesen ist. Dabei ist das “Malen” von Prozessen doch nun wirklich der geringste Teil der Aufgabe, auch wenn dies natürlich nach methodisch und fachlich solider Arbeit verlangt.

Zurück zum Change Management: Für Irritationen sorgte meine Bemerkung, die fehlende Veränderungskultur mache sich auch darin bemerkbar, dass vollkommen unklar sei, wie mit den Verlierern des Wandels umgegangen werden soll.

Verlierer? Darf es so etwas überhaupt geben?

In der nachfolgenden Diskussion wurde unter anderem betont, dass von verbesserten Prozessen alle etwas hätten und es doch durchaus vorstellbar sei, dass solche Veränderungen nur Gewinner produziere. Das mag im Einzelfall sein - aber ist es auch die Regel? Oder zugespitzt: Lassen sich Prozesse überhaupt effektiver und effizienter gestalten, ohne dass es Verlierer gibt? Denken wir doch nur an Beschäftigte, die es sich in ihrer “Nische” bequem gemacht haben, oder an Führungskräfte, die besser gute Fachleute geblieben wären. Natürlich sollten Prozessverbesserungen im Idealfall für Aufbruch sorgen und neue Motivation auch bei jenen erzeugen, die frustriert von einengenden Strukturen und bevormundenden Vorgesetzten kurz vor der “inneren Kündigung” standen. Aber was ist mit denen, die sich dem Wandel entziehen wollen und den Erfolg eines Veränderungsprojekts gefährden?

Die Verweigerung von Veränderung durch einzelne Beschäftigte oder durch Vorgesetzte wird gerade im öffentlichen Bereich gerne tabuisiert. In Projekten wird allenfalls hinter vorgehaltener Hand darüber geredet. Doch wer Veränderung wirklich will, wird sich mit der Frage auseinanderzusetzen haben, wie Blockaden beseitigt werden können. Andernfalls werden erst recht Verlierer produziert: nämlich die Mehrheit der Beschäftigten, die der Modernisierung von Abläufen aufgeschlossen gegenüber steht, mit Hilfe von IT veraltete und aufwändige Routinen überwinden will und vom öffentlichen Arbeitgeber zurecht eine Sinn stiftende, motivierende und die eigenen Qualifikationen nutzende Tätigkeit erwartet.

Letztlich führt uns das zur längst überfälligen Auseinandersetzung mit einem wenig zeitgemäß erscheinenden Dienstrecht. Denn jene Strukturen, die es verschiedentlich so schwierig machen, gegen Blockaden in Veränderungsprozessen vorzugehen, haben die dahinter stehende Frustration und Demotivation ja häufig erst erzeugt. Will der öffentliche Sektor für qualifizierte Beschäftigte attraktiv bleiben, stehen uns hier interessante Diskussionen bevor.

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ifib gründet Tochtergesellschaft für Beratungsleistungen

M. Wind: 05.01.2011

ifib gründet Tochtergesellschaft für Beratungsleistungen

Mit Beginn des neuen Jahres nimmt die ifib consult GmbH ihre Tätigkeit auf. Die neu gegründete Gesellschaft ist eine 100%-Tochter des Instituts für Informationsmanagement Bremen (ifib). Mit Dr. Martin Wind und Prof. Dr. Andreas Breiter wurden zwei Mitglieder aus der Institutsleitung der Muttergesellschaft als Geschäftsführer bestellt.

Die ifib consult GmbH unterstützt Verwaltungen, Bildungs und Forschungseinrichtungen sowie Vereine und Verbände beim Einsatz von Informationstechnik und der darauf aufbauenden Optimierung von Geschäftsprozessen. Flankiert wird dieses Angebot durch Beratungsangebote zum Projektmanagement und zur Organisationsentwicklung.

Mit der neuen Gesellschaft können wir das Know-how aus unserer Anwendungsforschung noch besser für qualitativ hochwertige Beratungsangebote nutzen, so Geschäftsführer Dr. Wind. Künftig könnten die Beratungsleistungen zudem offensiver kommuniziert und weiter ausgebaut werden als dies einem Forschungsinstitut möglich sei, so Wind weiter.

Auf der anderen Seite kann sich unser Institut dann wieder stärker neuen Forschungsfragen zuwenden, ergänzt Prof. Breiter. Dabei fühlen wir uns sowohl im ifib als auch in der ifib consult GmbH weiterhin der engen Verknüpfung von Wissenschaft und Praxis verpflichtet. Die Kunden unserer neuen Tochtergesellschaft können sicher sein, stets am aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik teilhaben zu können. 

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Konferenz E-Government in medias res 2011

C. Hanken: 06.12.2010

Konferenz E-Government in medias res 2011

Das ifib ist erneut Mitveranstalter der Bremer Konferenz “E-Government in medias res”, die am 17. und 18. Januar 2011 stattfinden wird.
In Vorträgen und Diskussionen wird wieder eine breite Palette von Themen rund um die Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung angesprochen.
Das Eröffnungsplenum widmet sich dem Thema “Ungestillter Datenhunger ungeliebter Datenschutz?” mit Beiträgen von
Dr. Imke Sommer, Landesdatenschutzbeauftragte der Freien Hansestadt Bremen und Per Meyerdiercks, Beauftragter für Datenschutz, Google Deutschland.
Karoline Linnert, Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen wird die Veranstaltung am Montag, den 17. Januar um 14 Uhr eröffnen.

Fachforen bieten Informationen zu den Themenbereichen
- Der neue Personalausweis
- Bessere Geschäftsprozesse durch interkommunale Kooperation
- IT im Grundgesetz - was ändert sich für die Kommunen?
- Open Data - öffentliche Daten: frei und kostenlos?
- Sichere Kommunikation mit E-Postbrief, De-Mail und EGVP
- Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung

Veranstaltungsorte sind das Rathaus Bremen und die Bremische Bürgerschaft.

Partner der Veranstaltung sind
- Freie Hansestadt Bremen, Senatorin für Finanzen
- Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib)
- Virtuelle Region Nordwest (ViR Nordwest)
- Die Fachzeitschrift “innovative Verwaltung”
- Dataport

Nähere Informationen werden auf den Seiten der Senatorin für Finanzen unter http://www.finanzen.bremen.de/info/inmediasres veröffentlicht.

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Foto: Cloud Computing von Kevin Krejci bei Flickr unter CC

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Schulträger treffen sich in Bremen zum Erfahrungsaustausch über die Zukunft der Schul-IT

B. E. Stolpmann: 24.09.2010

Schulträger treffen sich in Bremen zum Erfahrungsaustausch über die Zukunft der Schul-IT

Web 2.0, Breitband-Internet, elektronische Mediendistribution oder Cloud Computing: Die Ausstattung der Schulen mit Computern, Software und Internetanschlüssen hat mittlerweile einen Umfang erreicht, der großen Unternehmen ähnelt. Die Beschaffung, der Betrieb und die Wartung obliegen den Städten, Kreisen und Gemeinden als Schulträger, die durch die rasante technische Entwicklung vor großen Herausforderungen stehen.

Das ifib hat gemeinsam mit dem IT Service Management Forum Deutschland e.V. (itSMF e.V.) am 23. September 2010 im Haus der Wissenschaft in Bremen einen Fachtag zum Thema IT Service Management für Schulträger und Bildungsorganisationen aus dem öffentlichen Bereich veranstaltet. Die Veranstaltung fand im Rahmen des Forums für IT Service Management in der öffentlichen Verwaltung (FIT-ÖV) statt.

In verschiedenen Fachvorträgen aus Forschung, Anwendung und Praxis wurden mit den 120 Teilnehmerinnen und Teilnehmern von rund 50 kommunalen Schulträgern sowie aus verschiedenen Serviceorganisationen aus ganz Deutschland der Stellenwert des Einsatzes digitaler Medien im Unterricht und die daraus entstehenden Herausforderungen an das IT Service Management für Schulträger und öffentliche Bildungsorganisationen dargestellt und Lösungsansätze diskutiert.

Die Vorträge der Veranstaltung sind in Kürze im Internet unter der Adresse http://www.fit-oev.de/bremen.html abrufbar.

Gesendet von B. E. Stolpmann
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Am Fallturm 1, 28359 Bremen
Tel: 0421 218-56590, Fax: 0421 218-56599, info@ifib.de