IT-Innovationen bewegen Schulträger

B. E. Stolpmann: 18.12.2011

IT-Innovationen bewegen Schulträger

Am 29. November 2011 fand die vom ifib in Zusammenarbeit mit dem Landesmedienzentrum Baden-Württemberg (LMZ) organisierte bundesweite Tagung IT-Innovationswerkstatt für Schulträger in Karlsruhe statt. An der Veranstaltung haben ca. 140 Entscheidungsträger aus dem öffentlichen Bereich, vor allem aus den Schulverwaltungen, teilgenommen.

Ein wesentlicher Schwerpunkt der Veranstaltung lag auf Zukunftsthemen, die in den nächsten Jahren auf Schulträger zukommen und die IT-Systemlandschaft sowie die dazugehörigen IT-Services verändern werden. So befassten sich die Referentinnen und Referenten mit Themen zur Integration von Smartphones und Tablets in die IT-Infrastrukturen der Schulen, mit Cloudlösungen oder dem Mehrwert der IT für Lehrkräfte.

Wie viel IT-Infrastruktur braucht eine Schule überhaupt und welche Herausforderung stellt der Medienwandel für Betrieb und Support? Das waren zentrale Fragen, für die Antworten und Lösungsansätze aufgezeigt wurden.

Im Verlauf der Veranstaltung hatten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zudem die Gelegenheit, sich mit anderen Schulträgern, Landesinitiativen und Anbietern auszutauschen.

Die Beiträge der Referentinnen und Referenten bietet das LMZ zum Download an:

http://www.support-netz.de/newsletter-artikel/it-innovationswerkstatt.html

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Eindrücke vom Process Solution Day 2011

M. Wind: 17.05.2011

Eindrücke vom Process Solution Day 2011

Eifrige Referenten erklären Funktionen und Vorteile ihrer auf den ersten Blick etwas undurchsichtigen Tools, auf den Bildschirmen der Ausstellern flimmern Swimlanes in den unterschiedlichsten Varianten, kurz: Willkommen beim Process Solution Day (PSD).

Zum inzwischen sechsten Mal hatte die Gesellschaft für Organisation (gfo) zu Messe und Anbietervorträgen rund um den reichlich unüberschaubaren Markt der Software-Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement eingeladen. In vier Tracks wurden Lösungen für Prozessmodellierung, BPM-Suiten/Human Workflows/SOA, Prozessorientierte Solutions und Enterprise Architecture Management (EAM) vorgestellt.

Mein erster Weg führte mich zu zwei Sessions über prozessorientierte Solutions in Track C. Den Auftakt machte die intellior ag aus Stuttgart. Mit AENEIS bietet das Unternehmen eine leistungsfähige Portallösung für umfassendes BPM an. Mögen anfangs auch Prozesse im Mittelpunkt stehen, letztlich bieten Produkte wie AENEIS die Basis für ein neues Integrationsniveau im gesamten Management einer Organisation. Besonders plastisch wurde mir dies am Beispiel der Verwaltung von Kontaktdaten, die über ein solches Portal zentral gepflegt und dann auch quasi nebenbei für viele weitere Zwecke im BPM und darüber hinaus genutzt werden können. Nicht nur öffentliche Einrichtungen haben mit dem Management solcher elementar wichtigen Datenbestände nach wie vor große Probleme BPM bietet mit den zugehörigen Softwaresuiten auch hierfür Lösungsansätze.

Weiter ging es mit der inubit AG aus Berlin. Ein Merkmal der mächtigen inubit Suite (iS) ist es, dass in einer von mehreren Sichten explizit die Dokumente in Geschäftsprozessen in den Mittelpunkt gerückt werden. Auf diese Weise will inubit der zweifellos hohen Bedeutung von Dokumenten im Kontext der Prozessgestaltung stärker Rechnung tragen als es im Wettbewerb üblich sei. Als weitere Merkmale wurden die Integration der verschiedenen Sichten, die Verwendung von Templates beim Modellieren und die Funktionalitäten zur Herstellung von Beziehungen zwischen Prozessen und Daten hervorgehoben. 

Event-driven BPM ist die Domäne des Produkts M3O der Firma Vitria mit Hauptsitz in den USA. Es erlaubt den Datenzugriff auf verschiedene Datenquellen, die ausgewertet und in Echtzeit über ein Dashboard visualisiert werden. Die Steuerung der Prozesse selbst erfolgt nicht mit Vitria, sondern weiterhin mit den Produktivsystemen, auf deren Datenbestände auswertend zugegriffen wird.

Den umgekehrten Weg verfolgt die BPM Suite Xpert.ivy der Schweizer Firma Soreco. Aus Sicht der IT-Architektur ist Xpoert.ivy über einem ERP-System angesiedelt, d.h. es werden nicht nur die Datenbestände des ERP-Systems genutzt, es wird über die BPM Suite auch zur Steuerung der Prozesse angesprochen. Dazu kann es von Fall zu Fall sogar erforderlich sein, manche Logiken aus ERP-Systemen nachzubilden, etwa wenn dort bestimmte Validierungen nicht vorgenommen werden, die Verlässlichkeit der Daten also nicht gewährleistet ist. Xpert.ivy hat den Anspruch, Lösungen für umfassende, komplizierte Prozesse zu bieten. Im gleichen Atemzug wurde darauf hingewiesen, dass anfangs vermeintlich einfach aussehende Prozesse bei näherem Hinsehen schnell an Komplexität gewinnen können. Als ein Beispiel wurde der kreditorische Workflow, also die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, genannt. Dass es sich hierbei nur vordergründig um einen einfachen Prozess handelt, kann ich aus eigener Erfahrung voll und ganz unterstreichen.

Nach der Mittagspause ging es für mich in Track A zur Prozessmodellierung weiter. Dort hatte Dr. Jürgen Pitschke von BCS die undankbare Aufgabe, das Interesse der gesättigten Teilnehmer wieder auf BPM und zwar auf die Visual Paradigm Suite zu lenken. Dies gelang ihm mit seinem lebendigen und interessanten Vortrag ohne Probleme. Über die Vorstellung des Produkts hinaus diskutierte er auch einige Merkmale guter Prozessmodelle: Beispielsweise solle man die Darstellung des Geschäftsprozesses von der Geschäftslogik trennen, also keine Entscheidungsbäume in die Prozessdarstellungen einbauen. Begründung: Regeln ändern sich schnell Prozesse in der Regel nicht. Für die Weiterentwicklung von BPMN seien Decision Tasks vorgeschlagen worden, mit denen künftig die Verbindung zwischen Aufgaben und Entscheidungsregeln hergestellt werden könnte. Interessant auch: Mit einem von BCS entwickelten Plug-In soll die Qualitätssicherung von Modellen erleichtert werden, indem Modelle auf bestimmte, hinterlegte Kriterien überprüft werden (z.B. die Anzahl von Aktivitäten pro Modell, die Relation zwischen Sequenzflüssen und Aktivitäten usw.). Allein durch die Beachtung der formalen Regeln entstehen eben noch keine guten Modelle, so Pitschke.

Im zweiten Vortrag dieser Session wurde von der in Potsdam ansässigen Semtation GmbH das auf MS Visio aufsetzende Tool Semtalk vorgestellt.  Semtalk unterstützt verschiedene Notationen (ePK, BPMN etc.) und bietet als Clou u.a. das Umschalten zwischen einer Analystensicht (für den Fachmodellierer) und einer Technikersicht (für die Systementwickler).

Den Abschluss bildete für mich die hochinteressante Präsentation von Christian Reiter, CEO der HRW Consulting Factory AG mit Hauptsitz in Saarbrücken. HRW hat sich auf die Dokumentation bzw. vor allem auf die Nachdokumentation von SAP-Prozessen spezialisiert. Reiter berichtete, dass schätzungsweise 90% der in SAP-Systemen hinterlegten Prozesse nicht dokumentiert seien. Dies bereite u.a. bei Releasewechseln und Audits für große Probleme, zudem würden die Möglichkeiten von SAP gar nicht ausgeschöpft und Potenziale für Prozessverbesserungen nicht erkannt. Mit der von HRW angebotenen Nachdokumentation wird den SAP-Anwenderorganisationen ein attraktiver Ausgangspunkt für die Dokumentation und das bessere Management der Geschäftsprozesse angeboten. HRW nutzt hierzu insb. die Suite der Firma Metastorm.

In den Vorträgen und Pausengesprächen waren übrigens weiterhin unterschiedliche Positionen zu BPMN zu vernehmen: Manche Anbieter vertrauen, gerade wenn es um die schnelle Ausführbarkeit der modellierten Prozesse geht, weiterhin auf toolspezifische Notationen. Interessant fand ich den subjektorientierten Ansatz der Fa. Metasonic (Pfaffenhofen a.d. Ilm), der mit nur fünf Symbolen auskommen will. Den anderen Weg hat die Saperion AG aus Berlin eingeschlagen: Das Unternehmen kommt aus dem Bereich Dokumentenmanagement und hat sich wie viele andere Anbieter aus diesem Marktsegment in Richtung Prozessmanagement weiterentwickelt. Bei der Prozessmodellierung wird auf BPMN, konkret: auf den Signavio Process Editor aus Potsdam, gesetzt. Unbestreitbarer Vorteil: Prozessmodellierung bzw. -dokumentation und die Umsetzung im Dokumentenmanagementsystem erfolgen mit einem einzigen Werkzeug, die vielfach üblichen Doppelarbeiten und vor allem die daraus resultierenden Fehler und Missverständnisse können vermieden werden.

Doch so beeindruckend die Leistungsfähigkeit gerade der BPM-Suiten auch ist: Wie mir wird sicher auch manchem anderen Besucher des PSD die offensichtliche Diskrepanz zu den alltäglichen Problemen in BPM-Projekten durch den Kopf gegangen sein. Viele Organisationen werden noch lange an ihrer Entwicklung arbeiten müssen, bis sie solche Werkzeuge produktiv nutzen können. So wies Moderator Dr. Kai Krings zum Abschluss der Vormittagspräsentationen in Track C zurecht darauf hin, dass die Einführung einer BPM Suite selbst schon als größeres Organisationsprojekt zu verstehen sei. Und in Track A beendete Moderator Sven Schnägelberger die Vorträge am Nachmittag mit dem Hinweis, man möge BPM keinesfalls als gescheitert ansehen, es dauere nur eben noch etwas länger, bis die Zeit zum Durchbruch gekommen sei.

Ob am Ende womöglich ganz andere technische Ansätze dafür erforderlich sein könnten?

Nachtrag:
Im Blog “Kurze Prozesse” von Thomas Allweyer wird ebenfalls über den Process Solution Day berichtet - und zwar genau über die Veranstaltungsteile, die ich leider nicht besuchen konnte. Achtung: Der Beitrag hat zwei Teile, der Link zur Fortsetzung findet sich etwas versteckt am Ende des ersten Beitrags unter “Nächster Beitrag”.

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Beteiligung an der Weiterentwicklung des Deutschen Bildungsservers

L. Karbautzki: 28.07.2010

Beteiligung an der Weiterentwicklung des Deutschen Bildungsservers

Das ifib sucht Interviewpartner für die Evaluierung des Deutschen Bildungsservers.

Deutscher Bildungsserver

Das ifib evaluiert derzeit im Auftrag des Deutschen Instituts für Internationale Pädagogische Forschung (DIPF) den Deutschen Bildungsserver (DBS) hinsichtlich seiner Nutzungs- und Entwicklungspotentiale. Eine besonders wichtige Rolle spielt dabei natürlich die Beteiligung der Nutzerinnen und Nutzer des DBS. Das ifib sucht daher Interessierte, die in kurzen Telefoninterviews über ihre Erfahrungen und Eindrücke mit den verschiedenen Informationsangeboten und Suchmöglichkeiten innerhalb des DBS Auskunft geben möchten. Ihre Angaben werden selbstverständlich vertraulich behandelt.
Über eine rege Beteiligung würden wir uns sehr freuen! Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Björn Eric Stolpmann vom ifib: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen), ++49 421 218 4564.

Weitere Informationen zum Auftrag finden Sie auf der Projektseite.

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“Kommunale Prozessintelligenz”: erfolgreicher Start

M. Wind: 01.10.2009

“Kommunale Prozessintelligenz”: erfolgreicher Start

Kommunale Prozessintelligenz hat zwei Seiten: Erstens geht es darum, Geschäftsprozesse in den Kommunen intelligent zu gestalten, so dass sie den Anforderungen der Kunden ebenso wie Kriterien von Wirtschaftlichkeit und Qualität gerecht werden. Zweitens müssen diese Prozesse selbst mit Intelligenz ausgestattet werden, damit erforderliche Informationen schnell, bedarfsgerecht und aktuell zur Verfügung stehen.

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Auf der Tagung “Kommunale Prozessintelligenz”, die am 29. September 2009 erstmals in Bremen stattfand, informierten sich rund 60 Teilnehmerinnen und Teilnehmer über Vorgehensweisen und Ergebnisse abgeschlossener oder laufender Projekte im Zusammenhang mit Geschäftsprozessmanagement in Kommunalverwaltungen. Das Themenspektrum reichte von Darstellungen zu kommunalen Masterplänen, mit denen der Bogen zwischen IT und Prozessen geschlagen wird, über die Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung und Digitales Schriftgutmanagement bis hin zur zwischenmenschlichen Kommunikation als Erfolgsfaktor. Die Vorträge sind online dokumentiert.

Organisiert wurde die Tagung von der E-Government-Akademie des ifib in Kooperation mit dem Beratungshaus b.i.t.consult und der Fachzeitschrift “innovative VERWALTUNG” als Medienpartner. Erste Überlegungen, eine Veranstaltung mit ähnlichem thematischem Zuschnitt im kommenden Jahr zu wiederholen, wurden von den Besucherinnen und Besuchern unterstützt: Über 80% erklärten auf den Feedback-Bögen nach Möglichkeit an einer Folgeveranstaltung teilnehmen zu wollen.

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Renaissance des Wissensmanagements

M. Wind: 01.09.2009

Renaissance des Wissensmanagements

In seinem Blog verweist Hermann Hill von der Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer auf den Beitrag, den Daniela Berger, IT-Leiterin der Stadt Oldenburg, und ich kürzlich in Ausgabe 1/2009 der Schweizer Zeitschrift “eGov Präsenz” veröffentlicht haben. Darin haben wir unter anderem auf die Ergebnisse eines Workshops der Virtuellen Region Nordwest hingewiesen, bei dem sich gezeigt hat, dass Themen zum Wissensmanagement gegewärtig wieder steigende Bedeutung zugewiesen wird - auch wenn dieser Begriff angesichts mancher Enttäuschungen aus der Vergangenheit heute vielleicht nicht mehr so gerne gewählt wird. Hermann Hill geht in seinem Beitrag davon aus, dass die Erfahrungen mit dem einheitlichen Behördenruf D115, neue Formen der Bürgerpartizipation und auch die Bewältigung des demografischen Wandels für weitere Impulse in diese Richtung sorgen werden.
Nun gehören die Oldenburger Kolleginnen und Kollegen ja zu den ersten Kommunen, die sich dem D115-Verbund angeschlossen haben. Möglich war dies nur, weil sie bereits 2006 mit den Vorarbeiten für ihr Call Center, dort “ServiceCenter” genannt, begonnen haben. Seit Februar 2007 lief die Umsetzungsphase, im Sommer 2008 war das ServiceCenter schließlich einsatzbereit und konnte sich kurze Zeit später in den gerade startenden D115-Verbund integrieren. Die Oldenburger Erfahrungen sind äußerst lehrreich und zeigen einmal mehr, dass der Aufbau eines zentralen Call Centers in der Verwaltung mit einem tief greifenden Kulturwandel einhergehen muss. Wohltuend realistisch hat vor einiger Zeit der Leiter des Oldenburger ServiceCenters, Ingo Tulodetzki, bei einer Präsentation für interessierte Mitglieder der Virtuellen Region Nordwest darauf hingewiesen, dass nicht der Rummel um D115, sondern der Wunsch nach besserem Service und nach Prozessoptimierung Auslöser für die Einrichtung eines solchen ServiceCenters sein sollte. Werden die damit verbundenen Herausforderungen bewältigt, könne sich eine Kommune auch an D115 beteiligen.
Diese Sichtweise kann gar nicht oft und deutlich genug betont werden. Denn in der Praxis ist nur allzu oft die Tendenz anzutreffen, sich an publicityträchtigen Großprojekten zu beteiligen und die mühsame Veränderungsarbeit vor Ort zu vernachlässigen. Das gilt auch und gerade für das Thema Wissensmanagement.

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