IT-Innovationen bewegen Schulträger

B. E. Stolpmann: 18.12.2011

IT-Innovationen bewegen Schulträger

Am 29. November 2011 fand die vom ifib in Zusammenarbeit mit dem Landesmedienzentrum Baden-Württemberg (LMZ) organisierte bundesweite Tagung IT-Innovationswerkstatt für Schulträger in Karlsruhe statt. An der Veranstaltung haben ca. 140 Entscheidungsträger aus dem öffentlichen Bereich, vor allem aus den Schulverwaltungen, teilgenommen.

Ein wesentlicher Schwerpunkt der Veranstaltung lag auf Zukunftsthemen, die in den nächsten Jahren auf Schulträger zukommen und die IT-Systemlandschaft sowie die dazugehörigen IT-Services verändern werden. So befassten sich die Referentinnen und Referenten mit Themen zur Integration von Smartphones und Tablets in die IT-Infrastrukturen der Schulen, mit Cloudlösungen oder dem Mehrwert der IT für Lehrkräfte.

Wie viel IT-Infrastruktur braucht eine Schule überhaupt und welche Herausforderung stellt der Medienwandel für Betrieb und Support? Das waren zentrale Fragen, für die Antworten und Lösungsansätze aufgezeigt wurden.

Im Verlauf der Veranstaltung hatten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zudem die Gelegenheit, sich mit anderen Schulträgern, Landesinitiativen und Anbietern auszutauschen.

Die Beiträge der Referentinnen und Referenten bietet das LMZ zum Download an:

http://www.support-netz.de/newsletter-artikel/it-innovationswerkstatt.html

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Neuerscheinung: Informationstechnik und ihre Organisationslücken

M. Wind: 05.09.2011

Neuerscheinung: Informationstechnik und ihre Organisationslücken

Der erfolgreiche Einsatz von Informationstechnik erfordert die angemessene Berücksichtigung jeweils spezifischer sozialer, politischer und rechtlicher Rahmenbedingungen im Anwendungsfeld. Doch noch immer scheitern IT-Projekte auch an einer Verkürzung auf technische Sachverhalte. Die Beiträge in vorliegendem Sammelband setzen sich mit unterschiedlichen Varianten solcher Organisationslücken die Bezeichnung geht auf Arbeiten von Herbert Kubicek zurück auseinander.

Aus Anlass des Wechsels in der Leitung des ifib haben Andreas Breiter und Martin Wind einen aktuellen Sammelband mit zahlreichen Beiträgen aus Wissenschaft und Praxis zu den sozialen, politischen und rechtlichen Dimensionen des IT-Einsatzes zusammengestellt.


Aus dem Inhalt:

Erscheinungsformen der Organisationslücke: Perspektiven auf die Einbettung der Informationstechnik
Martin Wind & Andreas Breiter

Teil I
Organisationen und ihre IT

Treffpunkt Kooperationsplattform
Ralf Armbruster & Reinhard Jonas

Von freien Informationen und transparenten Organisationen
Claas Hanken

Die Organisatorische Brücke Ein Ansatz zur Bewältigung or-ganisatorischer Lücken in IT-Projekten am Beispiel des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs
Stephan Klein & Jan Windheuser

Organisation der IT-Unterstützung schulischer Bildungsprozesse dargestellt am Beispiel eines großen Schulträgers
Horst Tahetl-Matheis

Web 2.0-Technologien und Organisationsarbeit: wird die Lücke größer?
Marianne Wulff


Teil II
Politische Initiativen und ihre Umsetzung

Anschluss oder Ausschluss?
Jutta Croll

Medien- und IT-Management in Schulen am Scheideweg
Rudolf Peschke

eLearning: Vision und Wirklichkeit.
Ulrich Schmid


Teil III
Die Rolle der Wissenschaft für die Praxis

Was hat die Wissenschaft für E-Government getan?
Martin Hagen

Hypothesengeleitete Technikgestaltung als Grundlage einer kontextuellen Informatik
Reinhard Keil

Informationstechnik, Beratung und Innovation
Alfred Kieser

Learning Communities und Praktiksonden als Instrumente der Analyse und Entwicklung IndustrieweiterInformationsinfrastrukturen
Kai Reimers

Über das Bauen von Brücken und das Füllen von Lücken
Arno Rolf

Pilotierungsforschung
Gerhard Schwabe


Teil IV
Die Organisationslücke und der Datenschutz

Zukunftsfähiges Datenschutzrecht für Deutschland und Europa
Alexander Roßnagel

Informationstechnik und Privacy by Design: Eine Win-Win-Situation
Peter Schaar

Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit Anspruch und Wirklichkeit
Thilo Weigert

Verlagsinformationen und Bestellmöglichkeit

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Tab(let)s in der Schule - The next Challenge?

B. E. Stolpmann: 21.07.2011

Tab(let)s in der Schule - The next Challenge?

Der schulische Einsatz der digitalen Medien findet bisher zumindest an den weiterführenden Schulen in Deutschland vor allem an stationären Computern im Computerraum statt. Viele Lehrkräfte sehen diesen begrenzten Zugang als Einschränkung in Hinblick auf Flexibilität und Spontanität für den Medieneinsatz im Fachunterricht. Die Ausstattung aller Schülerinnen und Schüler mit mobilen Endgeräten (1:1 Computing) könnte diese Probleme lösen. International (vor allem in den USA und in Großbritannien) lassen sich gute Beispiele für eine flächendeckende Ausstattung der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrkräfte mit mobilen Endgeräten (z.B. Laptops, Tablet?PCs, Netbooks) finden. In Deutschland bleiben entsprechende Lösungen meist auf Modellversuche mit so genannten Laptop?Klassen beschränkt, deren Anteil noch weit hinter stationären Lösungen zurück bleibt. Die Ausstattung ganzer Schulen geschweige denn aller Schulen einer Kommune scheiterte bislang u.a. an der Frage der Finanzierung. Gerade für Laptops gilt zudem, dass sie häufig zu schwer und zu sperrig sind, um sie in der Schule immer dabei zu haben. Außerdem wirkt sich offensichtlich auch die hohe Relevanz der materiellen Anteile der Handlungspraxis (Lehrkräfte, aber auch die Schülerinnen und Schüler lieben Papier) einschränkend auf die Aneignung mobiler Endgeräte durch Lernende und Lehrende aus. Medienbrüche tun ein weiteres, um deren unterrichtliche Nutzung einzuschränken.

Aktuell boomt jedoch mit den sogenannten Tab(let)s eine neue Geräteklasse, die sich auch in der Schule zunehmender Beliebtheit erfreut. Diese unterscheiden sich von herkömmlichen mobilen Endgeräten dadurch, dass sie ausschließlich über ein berührungssensitives Display verfügen und keine physische Tastatur mehr besitzen. In der Regel sind sie mit stromeffizienten Prozessoren aus dem Smartphone?Bereich ausgerüstet und werden mit einem entsprechend schlanken Betriebssystem (z.B. Googles Android oder Apples iOS) betrieben. Grundlegende Eigenschaften dieser Medien wie vergleichsweise geringes Gewicht und Größe, relativ günstige Anschaffungskosten, lange Akkulaufzeiten und natürlichere Eingabemöglichkeiten per Multitouch-Fingerzeit sowie der Verfügbarkeit einer Vielzahl kostengünstiger Softwareprodukte (sogenannte Apps) und verschiedener internetbasierter Dienste scheinen sie für den unterrichtlichen Einsatz zu empfehlen.

Verschiedene Indikatoren deuten also darauf hin, dass jetzt die nächste Technikwelle auf die Schulen zurollt, die geplant, implementiert sowie gesteuert und evaluiert werden muss, um die damit einhergehenden Versprechungen für die Verbesserung von Lern? und Lehrprozessen auch nur ansatzweise zu realisieren. Dafür sind zum einen verschiedene technisch-organisatorische Herausforderungen zu bewältigen: Geräte, die eigentlich für die private Multimedianutzung konzipiert wurden, müssen in die IT?Infrastrukturen der Schulen integriert werden. Das betrifft u.a. Lösungen für die Installation und Aktualisierung der Apps genauso wie das Zusammenspiel mit Interaktiven Whiteboards (IWBs), Lernmanagementsystemen (LMS) und Systemen für die Mediendistribution. Hier birgt vor allem die eingeschränkte Schnittstellenausstattung der Tablets Probleme. Dies führt zwangsläufig zu einer Verlagerung bzw. den Austausch von (Schüler?)Daten im bzw. über das Internet. Eine rechtliche Bewertung in Hinblick auf den Datenschutz hierzu steht noch aus. Dazu kommen zum anderen die (berufs?)biografischen Orientierungen der Lehrkräfte in Verbindung mit ihren Kompetenzen, die zentralen Anteil daran haben, wie Medien in der Schule eingesetzt werden. Die dabei auftretenden Schwierigkeiten sind nur eingeschränkt an technische Voraussetzungen gebunden.

Letztlich stellt sich auch die Frage der Finanzierung: Eine vollständige 1:1-Ausstattung über die Kommunen scheint auch in diesem Fall illusorisch. Auf der anderen Seite wächst die private Ausstattung der Schülerinnen und Schüler mit solchen Geräten kontinuierlich und es stellt sich die Frage, ob die Geräte bei einem weiteren Preisverfall irgendwann so selbstverständlich werden, wie der Taschenrechner oder das Handy. In diesem Szenario entfällt für die Schulträger dann zwar die Investition in die Gerätehardware. Sie sind auf der anderen Seite aber gefordert, die notwendigen Infrastrukturen und Schnittstellen für die Integration der Tablets in die Medienwelt der Schulen bereitzustellen bzw. die vorhandenen auszubauen und zu betreiben.

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Eindrücke vom Process Solution Day 2011

M. Wind: 17.05.2011

Eindrücke vom Process Solution Day 2011

Eifrige Referenten erklären Funktionen und Vorteile ihrer auf den ersten Blick etwas undurchsichtigen Tools, auf den Bildschirmen der Ausstellern flimmern Swimlanes in den unterschiedlichsten Varianten, kurz: Willkommen beim Process Solution Day (PSD).

Zum inzwischen sechsten Mal hatte die Gesellschaft für Organisation (gfo) zu Messe und Anbietervorträgen rund um den reichlich unüberschaubaren Markt der Software-Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement eingeladen. In vier Tracks wurden Lösungen für Prozessmodellierung, BPM-Suiten/Human Workflows/SOA, Prozessorientierte Solutions und Enterprise Architecture Management (EAM) vorgestellt.

Mein erster Weg führte mich zu zwei Sessions über prozessorientierte Solutions in Track C. Den Auftakt machte die intellior ag aus Stuttgart. Mit AENEIS bietet das Unternehmen eine leistungsfähige Portallösung für umfassendes BPM an. Mögen anfangs auch Prozesse im Mittelpunkt stehen, letztlich bieten Produkte wie AENEIS die Basis für ein neues Integrationsniveau im gesamten Management einer Organisation. Besonders plastisch wurde mir dies am Beispiel der Verwaltung von Kontaktdaten, die über ein solches Portal zentral gepflegt und dann auch quasi nebenbei für viele weitere Zwecke im BPM und darüber hinaus genutzt werden können. Nicht nur öffentliche Einrichtungen haben mit dem Management solcher elementar wichtigen Datenbestände nach wie vor große Probleme BPM bietet mit den zugehörigen Softwaresuiten auch hierfür Lösungsansätze.

Weiter ging es mit der inubit AG aus Berlin. Ein Merkmal der mächtigen inubit Suite (iS) ist es, dass in einer von mehreren Sichten explizit die Dokumente in Geschäftsprozessen in den Mittelpunkt gerückt werden. Auf diese Weise will inubit der zweifellos hohen Bedeutung von Dokumenten im Kontext der Prozessgestaltung stärker Rechnung tragen als es im Wettbewerb üblich sei. Als weitere Merkmale wurden die Integration der verschiedenen Sichten, die Verwendung von Templates beim Modellieren und die Funktionalitäten zur Herstellung von Beziehungen zwischen Prozessen und Daten hervorgehoben. 

Event-driven BPM ist die Domäne des Produkts M3O der Firma Vitria mit Hauptsitz in den USA. Es erlaubt den Datenzugriff auf verschiedene Datenquellen, die ausgewertet und in Echtzeit über ein Dashboard visualisiert werden. Die Steuerung der Prozesse selbst erfolgt nicht mit Vitria, sondern weiterhin mit den Produktivsystemen, auf deren Datenbestände auswertend zugegriffen wird.

Den umgekehrten Weg verfolgt die BPM Suite Xpert.ivy der Schweizer Firma Soreco. Aus Sicht der IT-Architektur ist Xpoert.ivy über einem ERP-System angesiedelt, d.h. es werden nicht nur die Datenbestände des ERP-Systems genutzt, es wird über die BPM Suite auch zur Steuerung der Prozesse angesprochen. Dazu kann es von Fall zu Fall sogar erforderlich sein, manche Logiken aus ERP-Systemen nachzubilden, etwa wenn dort bestimmte Validierungen nicht vorgenommen werden, die Verlässlichkeit der Daten also nicht gewährleistet ist. Xpert.ivy hat den Anspruch, Lösungen für umfassende, komplizierte Prozesse zu bieten. Im gleichen Atemzug wurde darauf hingewiesen, dass anfangs vermeintlich einfach aussehende Prozesse bei näherem Hinsehen schnell an Komplexität gewinnen können. Als ein Beispiel wurde der kreditorische Workflow, also die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, genannt. Dass es sich hierbei nur vordergründig um einen einfachen Prozess handelt, kann ich aus eigener Erfahrung voll und ganz unterstreichen.

Nach der Mittagspause ging es für mich in Track A zur Prozessmodellierung weiter. Dort hatte Dr. Jürgen Pitschke von BCS die undankbare Aufgabe, das Interesse der gesättigten Teilnehmer wieder auf BPM und zwar auf die Visual Paradigm Suite zu lenken. Dies gelang ihm mit seinem lebendigen und interessanten Vortrag ohne Probleme. Über die Vorstellung des Produkts hinaus diskutierte er auch einige Merkmale guter Prozessmodelle: Beispielsweise solle man die Darstellung des Geschäftsprozesses von der Geschäftslogik trennen, also keine Entscheidungsbäume in die Prozessdarstellungen einbauen. Begründung: Regeln ändern sich schnell Prozesse in der Regel nicht. Für die Weiterentwicklung von BPMN seien Decision Tasks vorgeschlagen worden, mit denen künftig die Verbindung zwischen Aufgaben und Entscheidungsregeln hergestellt werden könnte. Interessant auch: Mit einem von BCS entwickelten Plug-In soll die Qualitätssicherung von Modellen erleichtert werden, indem Modelle auf bestimmte, hinterlegte Kriterien überprüft werden (z.B. die Anzahl von Aktivitäten pro Modell, die Relation zwischen Sequenzflüssen und Aktivitäten usw.). Allein durch die Beachtung der formalen Regeln entstehen eben noch keine guten Modelle, so Pitschke.

Im zweiten Vortrag dieser Session wurde von der in Potsdam ansässigen Semtation GmbH das auf MS Visio aufsetzende Tool Semtalk vorgestellt.  Semtalk unterstützt verschiedene Notationen (ePK, BPMN etc.) und bietet als Clou u.a. das Umschalten zwischen einer Analystensicht (für den Fachmodellierer) und einer Technikersicht (für die Systementwickler).

Den Abschluss bildete für mich die hochinteressante Präsentation von Christian Reiter, CEO der HRW Consulting Factory AG mit Hauptsitz in Saarbrücken. HRW hat sich auf die Dokumentation bzw. vor allem auf die Nachdokumentation von SAP-Prozessen spezialisiert. Reiter berichtete, dass schätzungsweise 90% der in SAP-Systemen hinterlegten Prozesse nicht dokumentiert seien. Dies bereite u.a. bei Releasewechseln und Audits für große Probleme, zudem würden die Möglichkeiten von SAP gar nicht ausgeschöpft und Potenziale für Prozessverbesserungen nicht erkannt. Mit der von HRW angebotenen Nachdokumentation wird den SAP-Anwenderorganisationen ein attraktiver Ausgangspunkt für die Dokumentation und das bessere Management der Geschäftsprozesse angeboten. HRW nutzt hierzu insb. die Suite der Firma Metastorm.

In den Vorträgen und Pausengesprächen waren übrigens weiterhin unterschiedliche Positionen zu BPMN zu vernehmen: Manche Anbieter vertrauen, gerade wenn es um die schnelle Ausführbarkeit der modellierten Prozesse geht, weiterhin auf toolspezifische Notationen. Interessant fand ich den subjektorientierten Ansatz der Fa. Metasonic (Pfaffenhofen a.d. Ilm), der mit nur fünf Symbolen auskommen will. Den anderen Weg hat die Saperion AG aus Berlin eingeschlagen: Das Unternehmen kommt aus dem Bereich Dokumentenmanagement und hat sich wie viele andere Anbieter aus diesem Marktsegment in Richtung Prozessmanagement weiterentwickelt. Bei der Prozessmodellierung wird auf BPMN, konkret: auf den Signavio Process Editor aus Potsdam, gesetzt. Unbestreitbarer Vorteil: Prozessmodellierung bzw. -dokumentation und die Umsetzung im Dokumentenmanagementsystem erfolgen mit einem einzigen Werkzeug, die vielfach üblichen Doppelarbeiten und vor allem die daraus resultierenden Fehler und Missverständnisse können vermieden werden.

Doch so beeindruckend die Leistungsfähigkeit gerade der BPM-Suiten auch ist: Wie mir wird sicher auch manchem anderen Besucher des PSD die offensichtliche Diskrepanz zu den alltäglichen Problemen in BPM-Projekten durch den Kopf gegangen sein. Viele Organisationen werden noch lange an ihrer Entwicklung arbeiten müssen, bis sie solche Werkzeuge produktiv nutzen können. So wies Moderator Dr. Kai Krings zum Abschluss der Vormittagspräsentationen in Track C zurecht darauf hin, dass die Einführung einer BPM Suite selbst schon als größeres Organisationsprojekt zu verstehen sei. Und in Track A beendete Moderator Sven Schnägelberger die Vorträge am Nachmittag mit dem Hinweis, man möge BPM keinesfalls als gescheitert ansehen, es dauere nur eben noch etwas länger, bis die Zeit zum Durchbruch gekommen sei.

Ob am Ende womöglich ganz andere technische Ansätze dafür erforderlich sein könnten?

Nachtrag:
Im Blog “Kurze Prozesse” von Thomas Allweyer wird ebenfalls über den Process Solution Day berichtet - und zwar genau über die Veranstaltungsteile, die ich leider nicht besuchen konnte. Achtung: Der Beitrag hat zwei Teile, der Link zur Fortsetzung findet sich etwas versteckt am Ende des ersten Beitrags unter “Nächster Beitrag”.

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Wandel ohne Verlierer?

M. Wind: 28.03.2011

Wandel ohne Verlierer?

Kürzlich haben wir im Arbeitskreis “Interkommunale Prozessmodelle” der Virtuellen Region Nordwest über das Vorgehen bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen in Verwaltungen diskutiert. Viele der dabei auftretenden Verunsicherungen sind aus meiner Sicht darauf zurückzuführen, dass es in Behörden keine Kultur des ständigen Wandels der Organisation gibt. Überhaupt fällt auf, dass gegenwärtig viel über Notationen und Tools für die Dokumentation von Abläufen, aber wenig über Veränderungsmanagement zu hören und zu lesen ist. Dabei ist das “Malen” von Prozessen doch nun wirklich der geringste Teil der Aufgabe, auch wenn dies natürlich nach methodisch und fachlich solider Arbeit verlangt.

Zurück zum Change Management: Für Irritationen sorgte meine Bemerkung, die fehlende Veränderungskultur mache sich auch darin bemerkbar, dass vollkommen unklar sei, wie mit den Verlierern des Wandels umgegangen werden soll.

Verlierer? Darf es so etwas überhaupt geben?

In der nachfolgenden Diskussion wurde unter anderem betont, dass von verbesserten Prozessen alle etwas hätten und es doch durchaus vorstellbar sei, dass solche Veränderungen nur Gewinner produziere. Das mag im Einzelfall sein - aber ist es auch die Regel? Oder zugespitzt: Lassen sich Prozesse überhaupt effektiver und effizienter gestalten, ohne dass es Verlierer gibt? Denken wir doch nur an Beschäftigte, die es sich in ihrer “Nische” bequem gemacht haben, oder an Führungskräfte, die besser gute Fachleute geblieben wären. Natürlich sollten Prozessverbesserungen im Idealfall für Aufbruch sorgen und neue Motivation auch bei jenen erzeugen, die frustriert von einengenden Strukturen und bevormundenden Vorgesetzten kurz vor der “inneren Kündigung” standen. Aber was ist mit denen, die sich dem Wandel entziehen wollen und den Erfolg eines Veränderungsprojekts gefährden?

Die Verweigerung von Veränderung durch einzelne Beschäftigte oder durch Vorgesetzte wird gerade im öffentlichen Bereich gerne tabuisiert. In Projekten wird allenfalls hinter vorgehaltener Hand darüber geredet. Doch wer Veränderung wirklich will, wird sich mit der Frage auseinanderzusetzen haben, wie Blockaden beseitigt werden können. Andernfalls werden erst recht Verlierer produziert: nämlich die Mehrheit der Beschäftigten, die der Modernisierung von Abläufen aufgeschlossen gegenüber steht, mit Hilfe von IT veraltete und aufwändige Routinen überwinden will und vom öffentlichen Arbeitgeber zurecht eine Sinn stiftende, motivierende und die eigenen Qualifikationen nutzende Tätigkeit erwartet.

Letztlich führt uns das zur längst überfälligen Auseinandersetzung mit einem wenig zeitgemäß erscheinenden Dienstrecht. Denn jene Strukturen, die es verschiedentlich so schwierig machen, gegen Blockaden in Veränderungsprozessen vorzugehen, haben die dahinter stehende Frustration und Demotivation ja häufig erst erzeugt. Will der öffentliche Sektor für qualifizierte Beschäftigte attraktiv bleiben, stehen uns hier interessante Diskussionen bevor.

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