Wissensmanagement wird in den Köpfen entschieden
Vor kurzem fand in Berlin der vierte „Praxistag Wissensmanagement“ des Bundesverwaltungsamts statt. Gemeinsam mit Ulrich Zuber, dem Organisator der Veranstaltung, habe ich dort einen Workshop zum Thema „Wissen ist Macht? Wissensmanagement wird in den Köpfen entschieden“ gestaltet. Meine Präsentation, in der ich zum Einstieg in die Diskussion u.a. auf die Bedeutung formeller und informeller Organisationsstrukturen und die Unterscheidung zwischen explizitem und implizitem Wissen aufmerksam gemacht habe, ist hier zu finden.
Der Tag begann mit einem eindrucksvollen Statement zur Bedeutung des Wissensmanagements durch den BVA-Präsidenten Christoph Verenkotte. Stephan Schillerwein von der Infocentric Research AG aus der Schweiz referierte anschließend seine Erfahrungen zum Intranet Management – schon hier wurde deutlich, dass in Unternehmen und Behörden in Sachen Wissensmanagement vielerorts noch viel zu tun ist.
In unserem Workshop wurde u.a. danach gefragt, wie realistisch die Vorstellungen zum Wissensmanagement angesichts fehlender personeller und zeitlicher Ressourcen eigentlich seien. Auch Fragen zur Gewährleistung der Datenqualität und Grenzen der IT-Unterstützung wurden erörtert.
Wie weit Anspruch und Realität noch auseinander klaffen, zeigte sich anschließend im zweiten Workshop des Tages, den Stephan Schillerwein zum Thema Intranet Governance organisiert hatte. Mehrere Teilnehmerinnen und Teilnehmer berichteten über Vorbehalte und Hindernisse, selbst bei der internen Nutzung von Social Media-Funktionalitäten. So scheint es keine Seltenheit zu sein, dass Datenschützer schon die Möglichkeit, bei internen Diskussionsforen dem Nutzerkonto ein persönliches Foto hinzuzufügen, kritisieren. Dem Hinweis auf die Freiwilligkeit werde mit dem Argument begegnet, dass implizit ein gewisser Druck auf den einzelnen erzeugt werde, sein Foto zu hinterlegen, wenn die Funktion angeboten und von vielen auch genutzt werde.
Der Weg zum effektiven Wissensmanagement ist vielerorts also noch sehr weit. Umso erfreulicher ist das Engagement von Ulrich Zuber und seinem Team beim Bundesverwaltungsamt. In zwei Jahren steht der fünfte „Praxistag Wissensmanagement“ an – hoffentlich ist das Thema bis dahin in noch mehr Köpfen angekommen.
Gesendet von Martin Wind
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Digitaler Radierer mit DRM nicht praxistauglich
Da es im Projekt draufhaber.tv insbesondere um nutzergenerierte Medieninhalte von Jugendlichen auf einer Community-Plattform geht, beschäftigen wir uns auch mit der Frage, ob, und wenn ja, wie sich ein Verfallsdatum für bestimmte Inhalte auf der Plattform umsetzen lässt.
Elektronisch verfügbare Inhalte sind - wenn man von verlustbehafteten Formatkonvertierungen und Beschädigungen an sämtlichen Speichermedien absieht - in gleichbleibender Qualität beliebig lange verwendbar. So können sich etwa Jugendsünden, die durch Mitschüler filmisch dokumentiert und ins Internet gestellt wurden, auch noch nach vielen Jahren schädlich auf die eigene Darstellung im Netz auswirken.
Gibt es eine technische Lösung für diese Problemstellung? Kann man das Internet durch Verschlüsselung und Digitales Rechte- (bzw. Beschränkungs-) Management (DRM) etwas vergesslicher machen? Kann es gar so etwas wie einen digitalen Radiergummi geben?
Die an der Universität Saarbrücken entwickelte Software X-Pire, die nach der am 11.01.2011 vom BMELV organisierten Dialogveranstaltung “Verbraucher im Netz” eine hohe Medienbeachtung fand (angefangen mit der Süddeutschen), verspricht “Bilder mit einem digitalen Verfallsdatum”. Inwieweit kann die Software die Versprechen einlösen?
Ein kurzer Testlauf der X-Pire Firefox-Erweiterung im ifib machte deutlich, dass die Installation und Nutzung der Software - zumindest im derzeitigen Entwicklungsstadium - einige über Basiswissen hinausgehende IT-Kenntnisse voraussetzt. Es kann auch nach Verbesserungen der Benutzerschnittstelle nicht erwartet werden, dass sich die Software nahtlos in gewohnte Abläufe in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Flickr einbinden lässt. Nicht zuletzt die vorgesehene Mensch-oder-Maschine-Prüfung durch CAPTCHA und die unumgehbare Zwischenschaltung eines Schlüsselservers stellen erhebliche Einschränkungen des Nutzungskomforts dar.
Bild: Blick in eine verschlüsselte X-Pire-Bilddatei
Die durch IT-Fachleute und Journalisten getroffenen Einschätzungen reichen von milder bis zu vernichtender Kritik (SPON titelte: “Warum der Radiergummi fürs Web versagen muss”). Wesentliche Kritikpunkte sind:
(a) Nutzerinnen und Nutzer, die Inhalte einstellen, ohne sich darüber Gedanken zu machen, wer diese Inhalte später einmal sehen könnte, werden sich mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht für Verfallsdaten interessieren und erst recht nicht kostenpflichtige (Abo!) Spezialsoftware einsetzen.
(b) Schlüsselserver bieten ein interessantes Angriffsziel. Etwa könnten gefälschte Firefox-Erweiterungen und Plugins und Erweiterungen für andere Browser Schlüssel einsammeln und auf Servern des Angreifers speichern. Ein ähnlicher Einwand wurde auch schon gegen das an der Universität Washington entwickelte komplexere Vanish-System vorgebracht.
(c) Der Schlüsselserver-Betreiber wäre in der Lage, detaillierte Nutzungsdaten zu sammeln.
(d) Wenn die Schlüsselserver-Infrastruktur zerstört würde, könnten keine der geschützten Daten mehr angezeigt werden.
(e) Es besteht kein Schutz gegen Bildschirmaufzeichnungen und automatisierte Verfahren, die in der Lage sind, CAPTCHA-Aufgaben zu lösen.
Eine DRM-basierter Ansatz wie bei X-Prire erscheint nach alldem für draufhaber.tv nicht als geeignet.
Auf welche andere Weise könnte mit dem Problem umgegangen werden?
Es ist wohl nicht praktikabel, generell das Erreichen der Volljährigkeit mit einer Namensänderung zu verbinden (Vorschlag von Google CEO Eric Schmidt).
Einige Kleinigkeiten können ohne Bedienbarkeitseinschränkungen technisch umgesetzt werden. Zum einen sollte bei der Datenübertragung TLS / https verwendet werden, soweit dies serverseitig geleistet werden kann. Zum anderen sollte für bestimmte Kategorien von Mediendateien (etwa Entwürfe) eine Frist voreingestellt werden, nach der die Dateien vom Server entfernt werden (verbunden mit einem Nutzerhinweis und einer Verlängerungsmöglichkeit).
Wichtiger als Technik dürfte bei einer Internet-Community mit Jugendlichen allerdings eine regelmäßig anwesende Moderation und Unterstützung sein (ggf. auch Online-“Streetworker”). Nicht zuletzt ist die Vermittlung von Medienkompetenz, insbesondere durch Elternhaus, Schule und gemeinnützige Organisationen, wichtiger als jede nachträgliche technische Schadensbegrenzungsmaßnahme.
Gesendet von C. Hanken
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Beteiligung an der Weiterentwicklung des Deutschen Bildungsservers
Das ifib sucht Interviewpartner für die Evaluierung des Deutschen Bildungsservers.
Das ifib evaluiert derzeit im Auftrag des Deutschen Instituts für Internationale Pädagogische Forschung (DIPF) den Deutschen Bildungsserver (DBS) hinsichtlich seiner Nutzungs- und Entwicklungspotentiale. Eine besonders wichtige Rolle spielt dabei natürlich die Beteiligung der Nutzerinnen und Nutzer des DBS. Das ifib sucht daher Interessierte, die in kurzen Telefoninterviews über ihre Erfahrungen und Eindrücke mit den verschiedenen Informationsangeboten und Suchmöglichkeiten innerhalb des DBS Auskunft geben möchten. Ihre Angaben werden selbstverständlich vertraulich behandelt.
Über eine rege Beteiligung würden wir uns sehr freuen! Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Björn Eric Stolpmann vom ifib: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen), ++49 421 218 4564.
Weitere Informationen zum Auftrag finden Sie auf der Projektseite.
Gesendet von Louisa Karbautzki
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“Kommunale Prozessintelligenz”: erfolgreicher Start
Kommunale Prozessintelligenz hat zwei Seiten: Erstens geht es darum, Geschäftsprozesse in den Kommunen intelligent zu gestalten, so dass sie den Anforderungen der Kunden ebenso wie Kriterien von Wirtschaftlichkeit und Qualität gerecht werden. Zweitens müssen diese Prozesse selbst mit Intelligenz ausgestattet werden, damit erforderliche Informationen schnell, bedarfsgerecht und aktuell zur Verfügung stehen.
Auf der Tagung “Kommunale Prozessintelligenz”, die am 29. September 2009 erstmals in Bremen stattfand, informierten sich rund 60 Teilnehmerinnen und Teilnehmer über Vorgehensweisen und Ergebnisse abgeschlossener oder laufender Projekte im Zusammenhang mit Geschäftsprozessmanagement in Kommunalverwaltungen. Das Themenspektrum reichte von Darstellungen zu kommunalen Masterplänen, mit denen der Bogen zwischen IT und Prozessen geschlagen wird, über die Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung und Digitales Schriftgutmanagement bis hin zur zwischenmenschlichen Kommunikation als Erfolgsfaktor. Die Vorträge sind online dokumentiert.
Organisiert wurde die Tagung von der E-Government-Akademie des ifib in Kooperation mit dem Beratungshaus b.i.t.consult und der Fachzeitschrift “innovative VERWALTUNG” als Medienpartner. Erste Überlegungen, eine Veranstaltung mit ähnlichem thematischem Zuschnitt im kommenden Jahr zu wiederholen, wurden von den Besucherinnen und Besuchern unterstützt: Über 80% erklärten auf den Feedback-Bögen nach Möglichkeit an einer Folgeveranstaltung teilnehmen zu wollen.
Gesendet von Martin Wind
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Internet-Stadtinfos 100 Jahre ins Archiv?
Muss die Aktualisierungshistorie einer kommunalen Website archiviert werden? Sollten sich Kommunen mit Information Lifecyle Management (ILM) für ihre Internetpräsenz beschäftigen?
Es gibt unterschiedliche Motive für die dauerhafte Speicherung von Bearbeitungsständen.
Zunächst wäre an die Haftung der Verwaltung für fehlerhafte Informationen zu denken. Nehmen wir etwa an, dass es auf die Website der Kommune keinen (oder keinen rechtswirksamen) Haftungsausschluss gibt. Wird dann z.B. eine Umweltzone online fehlerhaft dargestellt, könnte dies erhebliche Folgen für einen Gewerbetreibenden haben, der sich nun am falschen Ort niederlassen will. Der Gewerbetreibende könnte daraufhin versuchen, seinen Schaden durch die Verwaltung ersetzen zu lassen. Die öffentliche Verwaltung hat gegenüber einem privaten Anbieter insbesondere wegen des ihr entgegengebrachten Vertrauens im Internet, erhöhte Sorgfaltspflichten bei der Bereitstellung von Internetinhalten (so etwa Paul, JurPC Web-Dok. 144/2008, Abs. 60). Für den Amtshaftungsanspruch gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren.
Als anderes Beispiel wäre etwa ein Streit darüber vorstellbar, ob vermietete Werbeflächen auf der Website zu bestimmten Zeitpunkt tatsächlich abrufbar waren.
Schließlich könnten Inhalte der Website als Teil der geschichtlichen Dokumentation angesehen werden. Sollten historisch relevante Daten tatsächlich ausschließlich im Internet publiziert worden sein, so ist eine Archivierungsstrategie zu entwickeln, die mehr als 100 Jahre (!) als Perspektive hat (vgl. Kampffmeyer, Ulrich “Dokumentenmanagement in der Verwaltung” in Wind, Martin / Kröger, Detlef “Handbuch IT in der Verwaltung”, Berlin/Heidelberg u.a. 2006, S. 455 ff., S. 455).
Von dieser Archivierung zu unterscheiden ist die Datensicherung für interne Zwecke etwa für Wiederherstellungen nach Systemausfällen (Kampffmeyer, S. 459).
Praktisch werden einmal im Content Management System (CMS) einer Verwaltung gespeicherte Inhalte bisher zumeist im System gesammelt (Beispiel Hamburg: publizierte Inhalte werden nicht gelöscht und bleiben mindestens 10 Jahre gespeichert, twttr.com/hamburg_de/status/1541878880).
Typische Fälle für Änderungen und Löschungen dürften bekannt gewordene Fehler, aber auch inhaltliche und technische Neuausrichtungen (Relaunch, Systemumstellung) sein. Es ist bisher eher unüblich, den Lebenszyklus aller Bestandteile der kommunalen Webpräsenz langfristig vorauszubestimmen und detailliert zu dokumentieren.
Es ist allerdings fraglich, ob dem Aufwand für eine Archivierung ein entsprechender Nutzen gegenüberstehen würde. Man kann etwa von dem Szenario ausgehen, dass ein Kläger als Beweismittel einen Bildschirmausdruck vorlegt (etwa LG Köln vom 27.08.2008, 2 O 120/08, BeckRS 2008 19101), der vielleicht sogar noch im Beisein eines Dritten erstellt wurde. Diesem Beweis kann im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung ein ähnlicher Beweiswert zugemessen werden wie dem Eintrag im CMS der Verwaltung. Um den Beweiswert zu erhöhen, müssten bei der Verwaltung aufwändige technisch-organisatorische Vorkehrungen getroffen werden. Selbst wenn man die gesamte CMS-Historie archivieren würde, wäre damit noch nicht völlig unproblematisch der Nachweis führbar, was im Browser eines Nutzers zu einem bestimmten Zeitpunkt angezeigt worden wäre.
Es wäre möglich, durch eine unabhängig geprüfte Software Bildschirmfotos oder vergleichbare PDF/A-Darstellungen (http://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A) aufzeichnen zu lassen. Speicherung auf WORM (Write Once - Read Many) Medien kann die Beweiskraft erhöhen. Wenn hohe Rechtsverbindlichkeit angestrebt wird, ist allerdings auf elektronische Signaturverfahren zurückzugreifen (zur Archivierung von Daten in Dokumentenmanagement-Systemen eingehend Kampffmeyer a.a.O.).
Da diese Verfahren Kosten mit sich bringen, die wohl das allgemeine Risiko von Amtshaftungsansprüchen übersteigen, werden viele Verwaltungen heute wohl nicht viel mehr tun können, als eine Datensicherung für eigene Zwecke zu betreiben und darauf zu achten, dass veraltete Informationen zeitig aus dem Internetangebot entfernt werden. Für den Fall, dass ein Relaunch der Website geplant ist, sollte allerdings der Lebenszyklus der veröffentlichten Dokumente bei den Planungen eine Rolle spielen. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Haftung für fehlerhafte Informationen auf der kommunalen Website durch einen juristisch geprüften Haftungsausschluss (“Disclaimer”) eingeschränkt wird.
(Foto: kennymatic bei flickr unter CC)
Gesendet von C. Hanken
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