B. E. Stolpmann: 13.12.2016

Handlungsleitfaden zur Aussonderung und Archivierung von elektronischem Schriftgut erschienen

Unsere Tochtergesellschaft ifib consult hat in einem von der Metropolregion Nordwest geförderten Projekt gemeinsam mit dem Magistrat der Seestadt Bremerhaven übertragbare Handlungsempfehlungen für die Einführung von Verfahrenslösungen zur Langzeitarchivierung von Verfahrensdokumenten in Kommunen erarbeitet.

Dieser Handlungsleitfaden ist jetzt online veröffentlicht worden.

Neben der Stadt Bremerhaven wurde das Vorhaben von den Städten Oldenburg und Cuxhaven sowie der datenschutz nord GmbH, der Governikus GmbH & Co. KG und der Virtuellen Region Nordwest unterstützt.

Mittels Fallstudien haben wir die Verfahren und Arbeitsprozesse in den Ämtern der Stadt Bremerhaven mit dem Fokus auf den Lebenszyklus eines elektronischen Datums bzw. Dokumentes in den jeweiligen Verfahren betrachtet. Dazu wurden im ersten Schritt Interviews mit ausgewählten Ämtern der Stadt Bremerhaven durchgeführt, um zu erfahren, welche archivwürdigen Daten und Dokumente vorliegen und wie diese in den Ämtern bearbeitet werden. Im nächsten Schritt wurden die Ergebnisse in einer Online-Umfrage unter weiteren Ämtern der Stadt verifiziert und angepasst. Die Erkenntnisse aus Bremerhaven wurden mit den Städten Oldenburg und Cuxhaven in jeweils einem Workshop gespiegelt und diskutiert und anschließend in einer umfangreichen Ist-Analyse dokumentiert.

Auf Basis dieser Ist-Analyse wurde ein Expertenworkshop mit der Magistratskanzlei und dem Stadtarchiv Bremerhaven, der datenschutz nord GmbH sowie der Governikus KG durchgeführt. Auf Basis der Ergebnisse wurden Handlungsempfehlungen für die Einführung einer Verfahrenslösung zur Aussonderung und Archivierung von elektronischem Schriftgut in Kommunen in der Metropolregion Nordwest ausgesprochen und in einem kompakten Handlungsleitfaden zusammengefasst.

Gefördert von der Metropolregion Nordwest

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Lars Niemieczek: 16.10.2015

Regionalkonferenz des Erprobungsraums Nordwest - “Die Kommunale Digitale Agenda”

Unter der Überschrift „Eine kommunale Digitale Agenda für den Nordwesten“ fand am vergangenen Donnerstag in Delmenhorst die 1. Regionalkonferenz des Erprobungsraums Nordwest statt. Nach der Ernennung der Virtuellen Region Nordwest zum Erprobungsraum – anlässlich des letztjährigen IT-Gipfels – war dies bereits die zweite Plenumsveranstaltung in diesem Jahr. Ziel der Regionalkonferenz war es, konkrete Inhalte für die kommunale Digitale Agenda des Nordwestens zu erarbeiten.

Die Idee zur Initiierung von Agenda-Prozessen auf kommunaler Ebene entstammt dem Nationalen IT-Gipfel und der Fokusgruppe 4, der auch die Erprobungsräume angehören. Im Verlauf diesen Jahres finden daher auch in den anderen Erprobungsräumen sowie weiteren ausgewählten Regionen entsprechende Konferenzen statt. Die Ergebnisse aller Regionalkonferenzen werden dann am Vorabend des 9. IT-Gipfels in Berlin (18./19. November 2015), auf der Plattform „Digitale Verwaltung und öffentliche IT“ vorgestellt und gemeinsam diskutiert. Die Plattform ist dem Handlungsfeld „Innovativer Staat“ der Digitalen Agenda des Bundes zuzuordnen. Mit den Regionalkonferenzen sollen so auch die Ziele der Digitalen Agenda des Bundes im Hinblick auf die kommunalen Belange konkretisiert werden.

Ganz im Sinne des Erprobungsraumes war dann auch die Methode, die bei der Durchführung der Veranstaltung zur Anwendung kam. Unter Anleitung von Prof. Dr. Lattemann von der Jacobs University wurde der „Design Thinking“ Prozess genutzt, um die Konferenzteilnehmer - darunter das ifib - aktiv mit in die inhaltliche Erarbeitung der kommunalen Digitalen Agenda einzubeziehen. Kennzeichnend für das Design Thinking sind dabei insbesondere das iterative Vorgehen sowie die Fokussierung auf die Bedürfnisse und Motivationen der Anwender und Nutzer, die unmittelbar in den Lösungsfindungsprozess mit einbezogen werden. Entsprechend neu und kreativ waren am Ende des Tages dann auch die von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern entwickelten Lösungsansätze. Unabhängig davon, ob nun die Schule 4.0 oder der neue Personalausweis der Zukunft „designed“ wurden. Die notwendigen strategischen Umsetzungsschritte gilt es nun in der „Kommunalen Digitalen Agenda des Nordwestens“ zusammenzufassen.   

Informationen zur Veranstaltung selbst, den weiteren Ergebnisse und kommenden Schritten, finden sich auf den Internetseiten der ViR-Nordwest http://www.vir-nordwest.de und der weiteren Erprobungsräume.

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Martin Wind: 04.07.2012

Wissensmanagement wird in den Köpfen entschieden

Vor kurzem fand in Berlin der vierte „Praxistag Wissensmanagement“ des Bundesverwaltungsamts statt. Gemeinsam mit Ulrich Zuber, dem Organisator der Veranstaltung, habe ich dort einen Workshop zum Thema „Wissen ist Macht? Wissensmanagement wird in den Köpfen entschieden“ gestaltet. Meine Präsentation, in der ich zum Einstieg in die Diskussion u.a. auf die Bedeutung formeller und informeller Organisationsstrukturen und die Unterscheidung zwischen explizitem und implizitem Wissen aufmerksam gemacht habe, ist hier zu finden.

 

 

Der Tag begann mit einem eindrucksvollen Statement zur Bedeutung des Wissensmanagements durch den BVA-Präsidenten Christoph Verenkotte. Stephan Schillerwein von der Infocentric Research AG aus der Schweiz referierte anschließend seine Erfahrungen zum Intranet Management – schon hier wurde deutlich, dass in Unternehmen und Behörden in Sachen Wissensmanagement vielerorts noch viel zu tun ist.

In unserem Workshop wurde u.a. danach gefragt, wie realistisch die Vorstellungen zum Wissensmanagement angesichts fehlender personeller und zeitlicher Ressourcen eigentlich seien. Auch Fragen zur Gewährleistung der Datenqualität und Grenzen der IT-Unterstützung wurden erörtert.

Wie weit Anspruch und Realität noch auseinander klaffen, zeigte sich anschließend im zweiten Workshop des Tages, den Stephan Schillerwein zum Thema Intranet Governance organisiert hatte. Mehrere Teilnehmerinnen und Teilnehmer berichteten über Vorbehalte und Hindernisse, selbst bei der internen Nutzung von Social Media-Funktionalitäten. So scheint es keine Seltenheit zu sein, dass Datenschützer schon die Möglichkeit, bei internen Diskussionsforen dem Nutzerkonto ein persönliches Foto hinzuzufügen, kritisieren. Dem Hinweis auf die Freiwilligkeit werde mit dem Argument begegnet, dass implizit ein gewisser Druck auf den einzelnen erzeugt werde, sein Foto zu hinterlegen, wenn die Funktion angeboten und von vielen auch genutzt werde.

Der Weg zum effektiven Wissensmanagement ist vielerorts also noch sehr weit. Umso erfreulicher ist das Engagement von Ulrich Zuber und seinem Team beim Bundesverwaltungsamt. In zwei Jahren steht der fünfte „Praxistag Wissensmanagement“ an – hoffentlich ist das Thema bis dahin in noch mehr Köpfen angekommen.

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C. Hanken: 21.01.2011

Digitaler Radierer mit DRM nicht praxistauglich

Da es im Projekt draufhaber.tv insbesondere um nutzergenerierte Medieninhalte von Jugendlichen auf einer Community-Plattform geht, beschäftigen wir uns auch mit der Frage, ob, und wenn ja, wie sich ein Verfallsdatum für bestimmte Inhalte auf der Plattform umsetzen lässt.

Elektronisch verfügbare Inhalte sind - wenn man von verlustbehafteten Formatkonvertierungen und Beschädigungen an sämtlichen Speichermedien absieht - in gleichbleibender Qualität beliebig lange verwendbar. So können sich etwa Jugendsünden, die durch Mitschüler filmisch dokumentiert und ins Internet gestellt wurden, auch noch nach vielen Jahren schädlich auf die eigene Darstellung im Netz auswirken.

Gibt es eine technische Lösung für diese Problemstellung? Kann man das Internet durch Verschlüsselung und Digitales Rechte- (bzw. Beschränkungs-) Management (DRM) etwas vergesslicher machen? Kann es gar so etwas wie einen digitalen Radiergummi geben?

Die an der Universität Saarbrücken entwickelte Software X-Pire, die nach der am 11.01.2011 vom BMELV organisierten Dialogveranstaltung “Verbraucher im Netz” eine hohe Medienbeachtung fand (angefangen mit der Süddeutschen), verspricht “Bilder mit einem digitalen Verfallsdatum”. Inwieweit kann die Software die Versprechen einlösen?

Ein kurzer Testlauf der X-Pire Firefox-Erweiterung im ifib machte deutlich, dass die Installation und Nutzung der Software - zumindest im derzeitigen Entwicklungsstadium - einige über Basiswissen hinausgehende IT-Kenntnisse voraussetzt. Es kann auch nach Verbesserungen der Benutzerschnittstelle nicht erwartet werden, dass sich die Software nahtlos in gewohnte Abläufe in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Flickr einbinden lässt. Nicht zuletzt die vorgesehene Mensch-oder-Maschine-Prüfung durch CAPTCHA und die unumgehbare Zwischenschaltung eines Schlüsselservers stellen erhebliche Einschränkungen des Nutzungskomforts dar.

Bild: Blick in eine verschlüsselte X-Pire-Bilddatei

Die durch IT-Fachleute und Journalisten getroffenen Einschätzungen reichen von milder bis zu vernichtender Kritik (SPON titelte: “Warum der Radiergummi fürs Web versagen muss”). Wesentliche Kritikpunkte sind:
(a) Nutzerinnen und Nutzer, die Inhalte einstellen, ohne sich darüber Gedanken zu machen, wer diese Inhalte später einmal sehen könnte, werden sich mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht für Verfallsdaten interessieren und erst recht nicht kostenpflichtige (Abo!) Spezialsoftware einsetzen. 
(b) Schlüsselserver bieten ein interessantes Angriffsziel. Etwa könnten gefälschte Firefox-Erweiterungen und Plugins und Erweiterungen für andere Browser Schlüssel einsammeln und auf Servern des Angreifers speichern. Ein ähnlicher Einwand wurde auch schon gegen das an der Universität Washington entwickelte komplexere Vanish-System vorgebracht.
(c) Der Schlüsselserver-Betreiber wäre in der Lage, detaillierte Nutzungsdaten zu sammeln.
(d) Wenn die Schlüsselserver-Infrastruktur zerstört würde, könnten keine der geschützten Daten mehr angezeigt werden.
(e) Es besteht kein Schutz gegen Bildschirmaufzeichnungen und automatisierte Verfahren, die in der Lage sind, CAPTCHA-Aufgaben zu lösen.

Eine DRM-basierter Ansatz wie bei X-Prire erscheint nach alldem für draufhaber.tv nicht als geeignet.
Auf welche andere Weise könnte mit dem Problem umgegangen werden?
Es ist wohl nicht praktikabel, generell das Erreichen der Volljährigkeit mit einer Namensänderung zu verbinden (Vorschlag von Google CEO Eric Schmidt).

Einige Kleinigkeiten können ohne Bedienbarkeitseinschränkungen technisch umgesetzt werden. Zum einen sollte bei der Datenübertragung TLS / https verwendet werden, soweit dies serverseitig geleistet werden kann. Zum anderen sollte für bestimmte Kategorien von Mediendateien (etwa Entwürfe) eine Frist voreingestellt werden, nach der die Dateien vom Server entfernt werden (verbunden mit einem Nutzerhinweis und einer Verlängerungsmöglichkeit).
Wichtiger als Technik dürfte bei einer Internet-Community mit Jugendlichen allerdings eine regelmäßig anwesende Moderation und Unterstützung sein (ggf. auch Online-“Streetworker”). Nicht zuletzt ist die Vermittlung von Medienkompetenz, insbesondere durch Elternhaus, Schule und gemeinnützige Organisationen, wichtiger als jede nachträgliche technische Schadensbegrenzungsmaßnahme.

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Louisa Karbautzki: 28.07.2010

Beteiligung an der Weiterentwicklung des Deutschen Bildungsservers

Das ifib sucht Interviewpartner für die Evaluierung des Deutschen Bildungsservers.

Das ifib evaluiert derzeit im Auftrag des Deutschen Instituts für Internationale Pädagogische Forschung (DIPF) den Deutschen Bildungsserver (DBS) hinsichtlich seiner Nutzungs- und Entwicklungspotentiale. Eine besonders wichtige Rolle spielt dabei natürlich die Beteiligung der Nutzerinnen und Nutzer des DBS. Das ifib sucht daher Interessierte, die in kurzen Telefoninterviews über ihre Erfahrungen und Eindrücke mit den verschiedenen Informationsangeboten und Suchmöglichkeiten innerhalb des DBS Auskunft geben möchten. Ihre Angaben werden selbstverständlich vertraulich behandelt.
Über eine rege Beteiligung würden wir uns sehr freuen! Bei Interesse wenden Sie sich bitte an Björn Eric Stolpmann vom ifib: .(Javascript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse zu sehen), ++49 421 218 4564.

Weitere Informationen zum Auftrag finden Sie auf der Projektseite.

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