Martin Wind: 02.04.2013

Grenzen von verwaltungsübergreifenden Prozessbibliotheken

Ende März fand im schönen Bern zum ersten Mal die Fachtagung BPM@ÖV statt. Wie das Kürzel schon verrät, ging es um das Geschäftsprozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen. Veranstaltet wurde die Tagung von der Berner Fachhochschule Wirtschaft. Der erste Tag war als wissenschaftliche Konferenz angelegt, wobei das Programm ab mittags auch praxisnahe Präsentationen zu BPM-Projekten aus den Nachbarländern der Schweiz vorsah. Am nächsten Morgen ging es mit dem Anwendertag BPM@ÖV weiter.

Ich durfte an beiden Tagen einen Beitrag leisten. Im Rahmen der Präsentationen aus den Nachbarländern habe ich in meinem Vortrag zwei Projekttypen zur interkommunalen Kooperation beim Geschäftsprozessmanagement mit ihren jeweiligen Vor- udn Nachteilen vorgestellt. Daran anknüpfend habe ich darauf aufmerksam gemacht, dass beim Einstellen von Prozessmodellen in die gegenwärtig so populären Prozessbibliotheken in der Regel der Kontext der ursprünglichen Modellerstellung verloren geht. Um ein Prozessmodell aber zutreffend zu interpretieren und es für die eigene Weiterarbeit nutzen zu können, muss klar sein, ob es z.B. für die Einführung eines IT-Systems, für das interne Wissensmanagement oder für welchen anderen Zweck auch immer erstellt worden ist. Die Darstellung dieses Kontextes wiederum erzeugt beim Autor Zusatzaufwand, was sich hinderlich auf dessen Motivation auswirken könnte, die eigenen Prozesse einer übergeordneten Bibliothek zur Verfügung zu stellen. 

Am zweiten Tagen habe ich mit Norbert Ahrend (Nationale Prozessbibliothek), Marc Schaffroth (eCH) und Michael Breidung (Landeshauptstadt Dresden) an einem halbstündigen Roundtable unter Moderation von Konrad Walser (Berner Fachhochschule) über Einführungsvorgehen und Hindernisse beim Geschäftsprozessmanagement im öffentlichen Sektor diskutiert.

Den Kolleginnen und Kollegen aus Bern sei für zwei informative Tage in angenehmer Atmosphäre gedankt. Der Erfolg der Tagung kommt auch darin zum Ausdruck, dass an der Berner Fachhochschule schon die Folgeveranstaltung im kommenden Jahr, voraussichtlich am 9./10. April, geplant wird.

 

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Martin Wind: 14.01.2013

Projekte zum Prozessmanagement gehen in die nächste Runde

Die Aktivitäten von ifib und ifib consult zur Beratung und Unterstützung von Kommunen beim Geschäftsprozessmanagement gehen in die nächste Runde:

• Das Projekt "Interkommunales Geschäftsprozessmanagement Nordwest" wird 2013 in nahezu unveränderter Zusammensetzung fortgesetzt und ist offen für weitere Interessierte. Über Ergebnisse und Erfahrungen aus der ersten Runde werde ich in der kommenden Woche gemeinsam mit Herrn Jens Bertermann vom Landkreis Osterholz auf der Tagung "E-Government in medias res" in Bremen berichten. Bereits Ende letzten Jahres konnten sich Besucher des Infotags E-Government in Melle ein Bild vom Projekt machen. Dort hatte ich gemeinsam mit Frau Doris Thalmann, ebenfalls aus dem Landkreis Osterholz, vorgetragen.
• Schon am kommenden Donnerstag fällt der Startschuss für die nächste Phase beim Aufbau eines Prozessregisters für die Region Hannover. Ich habe die Freude, die Kolleginnen und Kollegen der HannIT zu unterstützen. In ihrer Funktion als IT-Dienstleister für die Region Hannover hat die HannIT das Projekt initiiert und die Federführung für den Aufbau des Registers übernommen.
• Und schließlich habe ich am 10./11. Juni ein Heimspiel, da die KGSt mein diesjähriges Seminar zum Thema "Prozessoptimierung und E-Government" in Bremen stattfinden lässt.

Auch bei unserem Projekt zum Rollout des Dokumentenmanagementsystems in der Bremer Verwaltung spielen Prozesse eine wichtige Rolle. Alles in allem wird deutlich: Auch wenn die Entwicklungen manchmal langsamer vorangehen als gedacht oder erhofftt, so ist das "Denken in Prozessen" und das Bewusssein für Optimierungsnotwendigkeiten inzwischen doch weit fortgeschritten.

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Jens Pöppelbuß: 16.08.2012

Vortrag des ifib auf der AMCIS 2012 in Seattle

Auf der Americas Conference for Information Systems (AMCIS), die vom 9. bis 11. August in Seattle, Washington, USA, stattfand, hatte ich die Gelegenheit, meinen Beitrag „Boundary Spanning in Business Process Management: Theoretical Framing and Case Study“ einem internationalem Fachpublikum zu präsentieren. In diesem Beitrag entwickle ich ein Framework, das der Analyse der interorganisationalen Zusammenarbeit im Prozessmanagement dienen kann und zeige anhand von Fallstudien, dass in vielen Unternehmen noch kein Bewusstsein und nur wenig Methoden- und Werkzeugunterstützung für ein kollaboratives Geschäftsprozessmanagement vorhanden ist. Der Beitrag ist unter folgendem Link verfügbar: http://aisel.aisnet.org/amcis2012/proceedings/EndUserIS/17/

Sollten Sie Interesse an der Analyse Ihrer Organisation hinsichtlich ihrer Fähigkeiten zum kollaborativen Geschäftsprozessmanagement haben oder wäre eine Forschungskooperation zu diesem Thema für Sie von Interesse, so wenden Sie sich gerne an mich.

Blick auf Seattle

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Martin Wind: 18.04.2012

Norddeutscher Erfahrungsaustausch zum Behördenruf 115

Am 17. April fand in Oldenburg ein norddeutscher Erfahrungsaustausch zum Betrieb der einheitlichen Behördenrufnummer 115 statt. Oldenburg hat bereits 2008 ein Call Center - hier "ServiceCenter" genannt - in Betrieb genommen und erwartet noch im April den Anruf Nr. 1.000.000. Die Veranstaltung wurde mit einer Podiumsdiskussion abgeschlossen, die ich moderiert habe. Zuvor gab es Erfahrungsberichte zur Entwicklung und zum Betrieb des 115-Verbunds.

Den Auftakt machte Henning Lühr, Staatsrat bei der Bremer Senatorin für Finanzen und Vertreter Bremens im IT-Planungsrat. Er sieht eine wesentliche Herausforderung von 115 im wechselseitigen Lernen und im kulturellen Wandel. "Management by Eichhörnchen" - Wissen sammeln und so verstecken, dass es niemand anders findet - müsse der Vergangenheit angehören.

Schon 2001, also deutlich vor dem Start der bundesweiten Initiative 115, startete in Dortmund die "doline". Simone Dorka berichtete, dass mit 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund 870.000 Anrufe bearbeitet werden. Die Erstlösungsquote liegt bei 70%. Die doline berät nicht nur zu städtischen Dienstleistungen, sondern auch in Angelegenheiten, die Bund, Land oder die städtischen Betriebe betreffen.

Anschließend beleuchtete Thomas Wolf-Hegerbekermeier ("Ich habe den längsten Namen, aber nicht den längsten Vortrag.") vom Kreis Lippe den Betrieb eines ServiceCenters durch einen Landkreis. Auch er sah im Wissensmanagement die zentrale Herausforderung. Obwohl sich im Kreis Lippe inzwischen einige Gemeinden dem Verbund angeschlossen haben, sah er es als eher unwahrscheinlich an, innerhalb eines Kreises eine Abdeckung von 100% zu erreichen.

Ingo Tulodetzki, Leiter des Oldenburger ServiceCenters, präsentierte alternative Varianten, wie sich eine Kommune in den 115-Verbund integrieren kann. In Oldenburg sind von der ersten Planung bis zum Start zwei Jahre vergangen. Inzwischen erbringt das ServiceCenter auch Leistungen für die Gemeinde Ganderkesee und für die Samtgemeinde Artland. Kommunen, die sich einem bereits existierenden ServiceCenter anschließen, können nach drei bis vier Monaten startklar sein. Ingo Tulodetzki wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Betrieb eines eigenen ServiceCenters nach vorliegenden Berechnungen erst ab etwa 120.000 Einwohnern wirtschaftlich darstellbar sei.

Kirsten Nax vom Niedersächsischen Ministerium für Inneres und Sport informierte über den Entwicklungsstand des Bürger- und Unternehmensservice Niedersachsen (BUS) und dem zugehörigen Modul "ps::Servicecenter", das u.a. Konnektoren für die Integration von Wissensmanagement-Systemen sowie Funktionalitäten zur Ticketannahme und Vorgangsbearbeitung bietet.

Vor der Podiumsdiskussion unterstrich Dr. Georg Thiel vom Bundesinnenministerium seine Überzeugung, dass Verbundlösungen und Shared Services wesentliche Elemente darstellen, um auch in Zukunft über eine leistungsfähige und international konkurrenzfähige Verwaltung zu verfügen. Gerade die anstehenden demografischen Veränderungen würden in den nächsten Jahren für zunehmenden Veränderungsdruck sorgen, dem am besten gemeinsam begegnet werden könne.

An der von mir moderierten Podiumsdiskussion nahmen neben Dr. Georg Thiel vom BMI und Henning Lühr aus Bremen die Oldenburger Amtsleiterin für Personal- und Verwaltungsmanagement, Frau Inge von Danckelman, sowie die Vertreter der kommunalen Spitzenverbände in Niedersachsen teil: Thorsten Bullerdiek für den Städte- und Gemeindebund, Manfred Malzahn für den Landkreistag und Ulrich Mahner für den Städtetag. In der Diskussion wurde betont, dass Verbünde wie 115 keinesfalls zu Identitätsverlusten auf kommunaler Ebene führen, sondern - im Gegenteil - erst die Freiräume schaffen, um auf kommunaler Ebene gestaltungsfähig zu bleiben. Bedauert wurde, dass das Land Niedersachsen dem Verbund noch nicht beigetreten ist. Zum Schluss bat ich die Podiumsteilnehmer um eine Schätzung, wie viele deutsche Kommunen in zehn Jahren wohl über die 115 erreichbar sind - das Spektrum reichte von deutlich unter 50% bis zu 70%.

Ich habe mich sehr gefreut, einen Beitrag zum Gelingen dieser interessanten Veranstaltung leisten zu dürfen. Und ich habe gelernt, dass der Verbund nicht mehr "D-115", sondern nur noch "115" heißt. Ich gelobe Besserung.

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Martin Wind: 01.03.2012

IRIS 2012 in Salzburg: Prozessmanagement, Facebook und vieles mehr

In den bemerkenswert schönen Räumlichkeiten der Universität Salzburg fand vom 22. bis zum 25. Februar 2012 das 15. Internationale Rechtsinformatik Symposion – kurz: IRIS – statt. Es gehört zur Tradition dieser stark von juristischen Themen geprägten Veranstaltung, dass dort auch zu verwandten Themenkomplexen wie E-Government oder E-Democracy referiert und diskutiert wird.

Detail einer Fassade in der Salzburger Altstadt (Foto: Wind)

Ich habe in diesem Jahr zum ersten Mal an der IRIS teilgenommen. Nach meiner Ankunft am Donnerstag bin ich mit den Vorträgen zum E-Voting in der Session „E-Democracy III“ eingestiegen. Da ich mich gemeinsam mit Herbert Kubicek vor gut zehn Jahren eingehend mit diesem Thema befasst habe, gab es einige Deja-vu-Erlebnisse. Überhaupt finde ich es überraschend, dass über Online-Wahlen gegenwärtig wieder nachgedacht und diskutiert wird. Die Argumente pro und contra sind nicht neu – immerhin scheint es inzwischen unstrittig zu sein, dass Online-Wahlen kein probates Instrument zur Erhöhung der Wahlbeteiligung sind. Hier kommt es auf Themen und persönliche Betroffenheit an – die letzten Landtagswahlen in Baden-Württemberg (Stuttgart 21!) und die Abwahl des Duisburger Oberbürgermeisters (Love Parade!) haben uns dies deutlich vor Augen geführt.

Anschließend stand der „Themenabend Facebook“ auf dem Programm. Dieser wurde durch die lebendige und überaus fachkundige Präsentation des Wiener Studenten Max Schrems geprägt, der das Unternehmen in Irland, seinem europäischen Sitz, wegen Verstößen gegen europäische Datenschutzbestimmungen verklagt hat. Der Vortrag beeindruckte nicht nur durch Engagement und detailliertes Fachwissen, sondern auch durch die sympathische Einstellung von Schrems. Nach eigenen Worten geht es ihm nicht darum, Facebook zu verteufeln, auch hätte er selbst großes Gefallen an sozialen Netzwerken gefunden. Wichtig sei ihm aber, dass mit den Nutzerdaten verantwortungsvoll und rechtskonform umgegangen werde. Auf apokalyptische Szenarien wurde ebenso verzichtet wie auf spaßfreie Verzichtsappelle – insofern war der Vortrag eine Erholung im Vergleich zu vielen anderen bierernsten  Beiträgen, die nicht selten auch durch ein gewisses Unverständnis gegenüber den Mechanismen sozialer Netzwerke gekennzeichnet sind.

Am nächsten Tag habe ich die beiden Sessions im etwas sperrig bezeichneten Veranstaltungsblock „Wissensbasiertes Prozessmanagement in Verwaltungsnetzwerken“ besucht und dort unsere norddeutsche Kooperation zum Thema Geschäftsprozessmanagement vorgestellt. Morgens standen stärker grundlagenbezogene  Vorträge zur Rechtsmodellierung, zum Business Rule Management und zum Anforderungs-Assessment auf dem Programm, die allesamt sehr interessant und inspirierend für die Weiterarbeit waren. Nach der Mittagspause ging es mit Beispielen aus der Praxis weiter: Als erstes präsentierte Dagmar Lück-Schneider, Professorin an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin und Organisatorin dieses IRIS-Tracks zum Prozessmanagement, die Prozessbibliothek des Landes Berlin. Zu meiner großen Erleichterung zeigte ihr Vortrag, dass ich mit meiner Zurückhaltung gegenüber bundesweiten, groß angelegten Prozessbibliotheken nicht allein stehe. Auch bei den Fragen zur organisationsübergreifenden Verwendung von Notationen und Tools herrschte Einigkeit, so dass mein Bericht über unsere nordwestdeutschen Aktivitäten nahtlos an die Berliner Präsentation anknüpfen konnte. Den Abschluss der Session bildete die Vorstellung der Ergebnisse einer vom BMI beauftragten „Status quo-Analyse“ zur prozessorientierten Verwaltung.

Es war eine gelungene Veranstaltung, zumal sich Salzburg zumindest am Freitag mit Sonnenschein und blauem Himmel von seiner schönsten Seite zeigte. Sollte es sich anbieten, komme ich im nächsten Jahr gerne wieder.

 

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