Unsere Kolleg*innen aus dem Bereich „Digitale Verwaltung und E-Government“ (kurz: DiVerGo) Mariele Münkewarf, Tim Haß und Nils Westphal begleiteten von Dezember 2023 bis Mai 2025 die Prozessaufnahme und Prozessdokumentation bei Immobilien Bremen (kurz: IB). Immobilien Bremen betreut und verwaltet mit ca. 900 Mitarbeitenden zahlreiche Gebäude und Liegenschaften in Bremen.
Mit folgender Zielvorstellung hat sich IB an die Kolleg*innen der ifib consult gewandt: „Wir möchten ein Vorgehensmodell entwickeln, um unser Prozessmanagement langfristig zu stärken und dabei die besten Voraussetzungen zu schaffen, um dieses aktiv zu leben.“ In den Bereichen IT, Finanzen und Rechnungswesen identifizierte das Team in Zusammenarbeit mit dem Betrieb prozessuale Optimierungspotenziale. Im folgenden Blogbeitrag gibt das DiVerGo-Team einen Einblick in das Projekt.
"Wir möchten ein nachhaltiges Prozessmanagement implementieren und leben.“
Eines der wichtigsten Anliegen des Projektes ist, dass eine langfristige und nachhaltige Lösung für das Prozessmanagement implementiert wird, sodass die Prozesse nach Abschluss des Projektes „nicht in der Schublade landen“. Dazu wurden Mechanismen geschaffen, die eine kontinuierliche Dokumentation und Pflege der Prozesse gewährleisten. Um dies zu erreichen, entwickelten unsere Kolleg*innen ein Konzept für ein dezentrales Prozessmanagement bei und für Immobilien Bremen. Dieses sieht vor, dass neue und alte Prozesse in den nächsten Jahren kontinuierlich und schrittweise dokumentiert, verbessert und implementiert werden.
Was sind die IST-Prozesse?
Der erste Schritt des Projekts bestand in der Planung und Organisation der aufzunehmenden Prozesse. Dazu wurden diese zuerst identifiziert und anschließend im Rahmen von Workshops erarbeitet. Die Prozess-Erhebungsworkshops wurden mit den prozessbeteiligten Expert*innen bei IB durchgeführt und ein gemeinsames Verständnis für die Prozesse und die verwendete Modellierungssprache BPMN (Standard zur Darstellung von Prozessmodellen in der Freien Hansestadt Bremen und in vielen Organisationen) entwickelt. Insgesamt hat das Team um die 40 Workshops mit den Projektbeteiligten bei IB durchgeführt. Die gesammelten Prozesse wurden anschließend in einer neu entwickelten Prozesslandkarte einsortiert und kategorisiert. Die Prozesslandkarte wurde durch das zentrale Prozessmanagement bei IB im Haus abgestimmt und kontinuierlich weiter ausgebaut.
Von IST-Prozessen zu SOLL-Prozessen
Nach der Dokumentation der IST-Prozesse wurden gemeinsam mit den Prozessexpert*innen von IB SOLL-Prozesse entwickelt. Hierfür wurden die IST-Prozesse mit verschiedenen Betrachtungsweisen (Fokus Digitalisierung, Fokus Effizienz usw.) im Hinblick auf ihre Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Optimierung von technischen Schnittstellen und den Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Bereichen der gesamten Organisation IB. Insgesamt wurden im Projektverlauf über 100 IST- bzw. SOLL-Prozesse mit ca. 1.100 Aktivitäten modelliert.
Fazit des DiVerGo-Teams
Das Projekt bei Immobilien Bremen zeigt, wie wichtig ein nachhaltiges Prozessmanagement ist. Indem man systematisch vorgeht, und die Prozesse dokumentiert, kann eine Transparenz innerhalb der Organisation geschaffen werden. Dies wirkt sich auch mittelfristig auf die Transparenz und den erbrachten Service von IB nach außen aus.
Das DiVerGo-Team bedankt sich herzlich bei allen Projektbeteiligten bei Immobilien Bremen für die hervorragende Zusammenarbeit und das Engagement in diesem Projekt.