Die ViR Nordwest ist ein interkommunales Netzwerk aus einigen Städten, Landkreisen, (Samt-) Gemeinden und IT-Dienstleistern der Bundesländer Bremen und Niedersachsen. Auch ein Team vom ifib mit Dr. Mauricio Reichenbachs und Tim Haß ist Teil dieses Netzwerks, welches im März 2022 die Leitung der AG „Digitalisierung & Prozessmanagement“ übernahm. In dieser AG wurde in einer ersten gemeinsamen Sitzung ein „Recap“ zum Thema Prozessmanagement durchgeführt, um anschließend mit den Teilnehmenden aus den unterschiedlichen interkommunalen Bereichen über die Inhalte zu sprechen, die die AG im Laufe des Jahres weiter in den Fokus rücken soll. Entstanden ist daraus eine Roadmap, die insbesondere Fragestellungen zur Entwicklung von Prozessdenken, die Durchführung eines Digitalisierungsprojekts, die Zuhilfenahme von Automatisierungssoftware und die Vorgehensmodelle zur Implementierung von modellierten Prozessen beinhaltet. In den nachfolgenden Sitzungen standen die folgenden Themen im Fokus der AG:
Dokumentenmanagementsysteme
Anhand eines beispielhaften Digitalisierungsprozesses zur Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS) konnte in einer zweiten Sitzung ein Phasenmodell vorgestellt und diskutiert werden, welches sowohl vorbereitende als auch umsetzende Schritte zur Einführung einer Software zum Dokumentenmanagement beinhaltet.
Robotic Process Automation
Die dritte Sitzung widmete sich dem Thema „Robotic Process Automation“ (RPA). Diese softwaregestützten Robots sind in der Lage einfache und wiederkehrende Aufgaben anhand eines selbst definierten Algorithmus eigenständig zu übernehmen. Durch einen geschickten Einsatz können so die Mitarbeitenden der Verwaltungen durch den Robot entlastet werden. Beispielhaft sei hier die regelmäßige Übertragung von Daten von einem IT-Verfahren in ein entsprechend anderes IT-Verfahren zu nennen, wobei zwischen den beiden IT-Verfahren keine einheitliche Schnittstelle besteht. Die Technologie wurde im Termin von einer künstlichen Intelligenz abgegrenzt und konnte anhand eines konkreten Beispiels in der AG vorgeführt und anschließend diskutiert werden.
Einführungsstrategien
In der letzten Sitzung wurden mögliche Einführungsstrategien von erhobenen IST-Prozessen zu geplanten SOLL-Prozessen erörtert. Die jeweiligen Vor- und Nachteile der vorgestellten Strategien konnten durch die Teilnehmenden diskutiert und Erfahrungsberichte ausgetauscht werden. Beispielhaft wurde die Einführung der E-Akte im Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagementsystem betrachtet, welches die erforderlichen Schritte exemplarisch untermalte.
Wir bedanken uns bei allen Teilnehmenden für die Diskussionen und den Erfahrungsaustausch in der AG und freuen uns auf die Fortsetzung im Jahr 2023.