Wie wird ein virtueller Workshop zu einem guten Erlebnis?

In dem Blogbeitrag „Videobotschaften aus dem Homeoffice“ berichteten wir bereits davon, dass wir die aufgrund von Corona abgesagten Workshops im Rahmen der Medienentwicklungsplanung nicht einfach in ein digitales Format übertragen wollten. Unsere Workshops sind davon geprägt, dass wir durch die Zusammenarbeit in Kleingruppen und den gemeinsamen Erfahrungsaustausch eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre schaffen.

Für viele Vertreter*innen der Schulen ist es eine ungewöhnliche Situation und auch wir haben unsere Arbeit bisher vorrangig persönlich und vor Ort ausgeübt. Es ist etwas anderes, wenn man sich in Person sieht und gemeinsam an etwas arbeitet, folglich bekommt die Zusammenarbeit im virtuellen Raum eine andere Bedeutung und erfordert auch eine neue Herangehensweise. Workshops müssen neu konzipiert und organisiert werden. Wir haben uns bei der Konzeption der digitalen Workshops daher die Frage gestellt: Wie können wir die virtuelle Kollaboration so gestalten, dass wir bei den Schulen das Engagement wecken, Bedarfe zu kommunizieren und das Vertrauen schaffen, sich offen über Erfahrungen auszutauschen?

Die Workshops zur Bedarfsermittlung dienen uns als Grundlage für den Medienentwicklungsplan. Mit den Schulen werden eine gemeinsame Linie für das Soll definiert und Unterschiede zwischen den Schulformen herausgearbeitet. Bei der Gestaltung des Workshopkonzepts hat es uns daher geholfen, dass wir uns noch einmal mit den folgenden vier Bereichen auseinandergesetzt haben. Wir haben unsere bisherigen Antworten zu den Fragen reflektiert, um zu überprüfen, was sich verändern kann und muss, wenn der analoge zu einem digitalen Austausch wird.

Das Ziel

• Welche Ziele verfolgen wir mit dem Workshop? Welche Ergebnisse erwarten wir nach der Durchführung? Wie fügen sich die Ergebnisse in die Medienentwicklungspläne ein? Wie müssen die Ergebnisse aufbereitet werden?

Der Mensch

• Wie können wir die Teilnehmer*innen in den Fokus des Workshops setzen? Wie können wir auch die Personen mitnehmen, die nicht gerne vor der Kamera sprechen? Welche Teilnehmer*innenzahl ermöglicht eine effektive Diskussion?

Das Konzept

• Wie soll der Workshop ablaufen? Wie viel Zeit wird benötigt? Mit welchen Aufgaben erlangen wir welche Informationen?

Das Tool

• Welche(s) Tool(s) brauchen wir, um das Ziel und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen? Welche Tools können genutzt werden (z. B. in Bezug auf DSGVO)? Wie viel Erklärung bedarf die Nutzung des Tools? Welche Informationen zum Tool müssen vorab zur Verfügung gestellt werden?

Die Reflexion unserer bisherigen Arbeit und Ziele war der Ausgangspunkt für die Entwicklung eines zweistufigen Verfahrens. Im ersten Schritt haben die Schulen ihre Anforderungen in einem von uns entwickelten webbasierten Tool dokumentiert, andere kommentiert und bewertet. Über dieses Tool konnten wir noch mehr Teilnehmer*innen als vorher erreichen und so eine Bandbreite an Anforderungen verschiedener Anspruchsgruppen der Schulen erhalten. Im zweiten Schritt haben wir wiederum mit einer kleineren Gruppe von Vertreter*innen aller Schulformen mithilfe eines Videokonferenztools über die Ergebnisse diskutiert, Anforderungen gebündelt und schulformspezifische Unterschiede herausgearbeitet.

Nach der Durchführung von mittlerweile mehr als zehn digitalen Workshops innerhalb verschiedener Projekte haben auch wir einiges an Erfahrungen mitgenommen. Für den virtuellen Austausch können wir daher noch folgende Tipps mitgeben:

• Ziele und erwartete Ergebnisse: Es ist wichtig, sowohl vorab als auch zu Beginn des Workshops klar zu kommunizieren, was das Ziel und die erwarteten Ergebnisse sind, damit alle Teilnehmer*innen in die gleiche Richtung laufen.
• Moderation: Der/die Moderator*in führt die Diskussion und baut bei den eigenen Beiträgen Sprechpausen ein, um Raum für Anmerkungen und Fragen zu lassen. Bei unserem Videokonferenztool gibt es die Funktion als Teilnehmer*in über ein Symbol die Hand zu heben. So werden alle Wortmeldungen der Reihe nach gelistet und können durch den/die Moderator*in aufgerufen werden. Zudem ist es als Moderator*in sinnvoll, Beiträge zu einem Thema noch einmal zusammenzufassen und ggf. Verständnisfragen zu klären.
• Zeit: Im besten Fall ist man zu zweit und kann sich die Aufgaben aufteilen, sodass eine Person als Zeitnehmer*in fungiert und frühzeitig kommuniziert, wenn die nächste Frage zur Diskussion gestellt werden muss.
• Dauer: Auch die Entscheidung für die Dauer des virtuellen Workshops ist relevant. Anstelle eines Tagesworkshops sollten lieber kürzere und mehrere Einheiten mit entsprechenden Pausen geplant werden.
• Technik: Ansonsten können wir auf jeden Fall empfehlen, genügend Zeit für einen Technikcheck zu organisieren und lieber mehr Hilfestellung zur Nutzung der Tools zu geben als zu wenig.

Insgesamt hat sich gezeigt, dass die Methoden, die wir in dem zweistufigen Verfahren zur Bedarfsermittlung anwenden, gut ineinandergreifen und relevante Ergebnisse hervorbringen. In den letzten Wochen konnten wir so über unser webbasiertes Tool allein für einen MEP mehr als 115 Anforderungen, 903 Kommentare und Bewertungen sammeln. Die Inhalte lieferten Lehrkräfte, Medienverantwortliche und -berater*innen bis hin zu Schulleitungen und Schulträgern. Und auch die digitalen Workshops, in denen wir Teilnehmer*innenzahlen von sechs bis zu 20 hatten, haben einen vielfältigen und konstruktiven Austausch entstehen lassen. Landrät*innen und Schulträger sprachen hier Begrüßungsworte und ließen danach Vertreter*innen aller Schulformen sowie sogar der Schüler*innen und Eltern miteinander diskutieren.

Und letztlich ist es auch okay, wenn mal etwas nicht auf Anhieb funktioniert. Hier gilt es mit genügend Flexibilität zu reagieren und aktiv mit allen zu kommunizieren und immer wieder abzuholen. An dieser Stelle möchten wir uns auch noch einmal bei allen Teilnehmer*innen für ihre Offenheit und ihr Engagement und für das positive Feedback, das an uns herangetragen worden ist, bedanken.