Unsere Tochtergesellschaft ifib consult hat in einem von der Metropolregion Nordwest geförderten Projekt gemeinsam mit dem Magistrat der Seestadt Bremerhaven übertragbare Handlungsempfehlungen für die Einführung von Verfahrenslösungen zur Langzeitarchivierung von Verfahrensdokumenten in Kommunen erarbeitet.
Dieser Handlungsleitfaden ist jetzt online veröffentlicht worden.
Neben der Stadt Bremerhaven wurde das Vorhaben von den Städten Oldenburg und Cuxhaven sowie der datenschutz nord GmbH, der Governikus GmbH & Co. KG und der Virtuellen Region Nordwest unterstützt.
Mittels Fallstudien haben wir die Verfahren und Arbeitsprozesse in den Ämtern der Stadt Bremerhaven mit dem Fokus auf den Lebenszyklus eines elektronischen Datums bzw. Dokumentes in den jeweiligen Verfahren betrachtet. Dazu wurden im ersten Schritt Interviews mit ausgewählten Ämtern der Stadt Bremerhaven durchgeführt, um zu erfahren, welche archivwürdigen Daten und Dokumente vorliegen und wie diese in den Ämtern bearbeitet werden. Im nächsten Schritt wurden die Ergebnisse in einer Online-Umfrage unter weiteren Ämtern der Stadt verifiziert und angepasst. Die Erkenntnisse aus Bremerhaven wurden mit den Städten Oldenburg und Cuxhaven in jeweils einem Workshop gespiegelt und diskutiert und anschließend in einer umfangreichen Ist-Analyse dokumentiert.
Auf Basis dieser Ist-Analyse wurde ein Expertenworkshop mit der Magistratskanzlei und dem Stadtarchiv Bremerhaven, der datenschutz nord GmbH sowie der Governikus KG durchgeführt. Auf Basis der Ergebnisse wurden Handlungsempfehlungen für die Einführung einer Verfahrenslösung zur Aussonderung und Archivierung von elektronischem Schriftgut in Kommunen in der Metropolregion Nordwest ausgesprochen und in einem kompakten Handlungsleitfaden zusammengefasst.
Gefördert von der Metropolregion Nordwest
